Jarenlang werkte het Groene Hart Ziekenhuis (GHZ) in Gouda aan de modernisering van het laboratorium. Na een update van het laboratoriuminformatiesysteem (LIS) volgde een ingrijpende verbouwing en de ingebruikname van nieuwe analyzers, in samenwerking met Siemens Healthineers. Recent werden alle analyzers gekoppeld aan een geavanceerde track. Het resultaat: minder eilandjes, minder routinewerkzaamheden én minder bloedafnames bij patiënten.
Het Klinisch Chemisch en Hematologisch Laboratorium van het GHZ bedient zowel huisartsen in de regio als medisch specialisten in de (poli)klinieken, waaronder SpoedEisende Hulp en de OK. Het laboratorium telt 82 medewerkers en is 24 uur per dag operationeel. Vanuit ruim 25 priklocaties, de interne bloedafnamepoli en klinieken worden dagelijks zo’n 1.500 tot 2.000 bloedmonsters aangeleverd. Per dag voert het laboratorium circa 7.000 analyses uit. Bijzonder is dat in het laboratorium van het GHZ ook de specialismen op het terrein van medische microbiologie (infecties) en apotheek (geneesmiddelenspiegels) zijn geïntegreerd. De analisten verrichten alle voorkomende analyses: bloed, urine, ontlasting en andere lichaamsvloeistoffen, zoals beenmerg en wondvocht. In totaal komt het aantal mogelijke testen boven de 1.000.
Informatiesysteem
In 2014 begon het laboratorium met een vernieuwingsslag. Veel apparatuur was aan het eind van zijn levensduur. De vraag werd daarmee opportuun hoe verder te gaan. Klinisch chemicus Jacques Hens had een inrichting voor ogen met een hoge mate van automatisering, zodat analisten zich zouden kunnen bezighouden met de meest afwijkende uitslagen. Kortom: een transitie van een productie- naar een kennislaboratorium. Een laboratorium bovendien dat met één buis bloed meer testen kan uitvoeren en zo patiënten minder hoeft te belasten met bloedafnames. De eerste stap was de ingebruikname van een nieuw LIS dat de gewenste werkwijze en logistiek kon ondersteunen. Het GHZ koos daarbij opnieuw voor GLIMS. Dit systeem vormt het kloppende hart van het laboratorium, dat de diagnostische processen conform de afgesproken criteria en termijnen volledig bewaakt en uitslagen opslaat. Ondertussen werd gezocht naar een geschikte leverancier voor nieuwe analyzers en een track.
Master/slave
Het GHZ vroeg vier leveranciers hun meerwaarde voor het laboratorium aan te geven. Op basis van het nieuwe LIS wist het GHZ precies wat ze wilde hebben. “Belangrijk was dat de track ons in staat zou stellen continuïteit in de patiëntendiagnostiek te realiseren en dit proces voortdurend te monitoren en te sturen”, aldus Jacques Hens. “Daarbij moest de track ondergeschikt zijn aan ons LIS en aan de apparatuur van verschillende leveranciers volgens het master/slave-model. Als laboratorium kunnen wij nooit exclusief met één merk werken, maar de analist moet wel uniform kunnen werken. De track moest dus nauw kunnen communiceren met GLIMS en uiteenlopende apparatuur. Siemens kon daar als één van de weinige partijen in meegaan. Meer dan 95 procent van de bepalingen die we doen, kan met de track worden uitgevoerd.”
Partnership
Randvoorwaarden waren daarnaast onder meer de kwaliteit van de analyses, de aanwezige kennis en kunde van de applicaties en de capaciteit van de track, ook met het oog op pieken. Hens: “Als tussen twaalf en twee uur ’s middags de bloedmonsters binnenkomen van de huisartsenpraktijken, moeten die op tijd kunnen worden afgehandeld binnen de gehele productie zonder de spoeddiagnostiek uit de kliniek te vertragen. Volgens afspraak krijgen de huisartsen om vier uur ‘s middags de rapportages en moet de SEH binnen drie kwartier uitslagen binnen krijgen. Dat vraagt veel van de capaciteit, maar ook van de betrouwbaarheid en continuïteit van het systeem. We kunnen het ons niet veroorloven om een halfuur stil te staan.” “Daarnaast gaf het partnership de doorslag om voor Siemens te kiezen”, vertelt projectleider en hoofd applicatiebeheer Wout van den Brom. “We vonden het heel belangrijk dat ze met ons mee wilden denken om het laboratorium zo optimaal mogelijk in te richten.” Zo zocht Siemens samen met het GHZ naar de best passende oplossing voor de analyzers buiten de track. Bijvoorbeeld door buizen automatisch uit te laten sorteren en volledig geautomatiseerd secundaire buizen te maken voor verzending naar een ander laboratorium of handmatige plaatsing in een losstaand werkstation. De primaire buis kan daarna teruggeplaatst worden op de track voor automatische opslag.
Ondersteuning
Om de overgang van een productie- naar een kennislaboratorium mogelijk te maken, was de mate waarin de track de analist ondersteunt, van wezenlijk belang. Hens: “Wij zijn partner van de specialist en de patiënt. Wij moeten de arts ondersteunen met de juiste uitslagen. De analist moet zich kunnen concentreren op de meest afwijkende resultaten en de juiste opvolging kunnen geven aan de uitslagen die dat nodig hebben. De track moet dat proces ondersteunen en routinematige handelingen overnemen. De analist moet meteen zien waar zijn aandacht en kennis nodig is.” De geleverde track neemt de analist veel werk uit handen. Samples reizen op basis van de informatie van het LIS over de track naar de ontdopper en één of meerdere werkstations, waar de analyzer volledig automatisch een monster neemt uit de primaire buis. Daarna vervolgt de primaire monsterbuis zijn weg, om automatisch voor bepaalde tijd bewaard te worden in de gekoelde opslagruimte en na verloop van tijd ook automatisch te worden afgevoerd. Ook het centrifugeren is geautomatiseerd, net als het maken van een secundaire buis voor testen die niet zijn gekoppeld aan de track. Zo nodig kan een robotarm de buis opnieuw uit de opslag halen voor een nabepaling. Daardoor is het laboratorium in staat om meer testen te doen uit de primaire buis bloed. Dit is niet alleen prettig voor het laboratorium, maar ook voor de patiënt. Aangetoond is dat diagnostische bloedafnames tijdens ziekenhuisopname kunnen bijdragen aan het ontwikkelen van bloedarmoede. De inrichting van het LIS draagt bij aan de efficiëntie van laboratoriumlogistiek en de klinische uitkomstmaat van patiëntenzorg. Uit onderzoek van het ziekenhuis blijkt dat dankzij het op minimale hoeveelheden ingerichte laboratoriumsysteem in 2015 bijna 15% minder bloed en 17% minder bloedmonsters zijn afgenomen in vergelijking met het jaar ervoor, toen nog werd gewerkt met losstaande analyzers, waarbij per werkplek een separate bloedbuis werd afgenomen. Per 10.000 klinische patiënten betekent dit 73,5 liter bloed en 19.500 bloedbuisjes minder (zie literatuurreferentie).
Verbouwing
Het GHZ greep de aanschaf van nieuwe analyzers en een track aan om het laboratorium te verbouwen. Ook dit gebeurde in nauwe samenwerking met Siemens. Als eerste kwamen de nieuwe analyzers. Die werden gevalideerd terwijl de oude nog in gebruik waren. Vanaf de dag dat de nieuwe apparatuur in routine werd genomen, is het oude laboratorium leeggehaald, gestript en opnieuw opgebouwd. Na een half jaar konden alle analyzers verhuizen naar het verbouwde laboratorium. Daarbij nam het GHZ geen enkel risico. “We hebben elk systeem stuk voor stuk overgezet naar de nieuwe plek”, aldus projectleider Van den Brom. “De stekker van het oude systeem ging er pas uit
toen de nieuwe de stresstest had doorstaan. Als laatste hebben we de track geplaatst en de analyzers eraan gekoppeld. Voor livegang is een stresstest uitgevoerd waarbij we een dagproductie aan bloedmonsters aan het systeem hebben aangeboden om de resultaten te kunnen vergelijken. Dat is een technisch huzarenstukje geweest.”
Veel wensen
Op het gebied van gebruiksgemak en ergonomie had het GHZ veel wensen, mede door het aantal begrensde, beschikbare vierkante meters, vertelt Hens. “Alle analyzers moesten passen in een gebruiksvriendelijke opstelling. Nu kunnen we op één en dezelfde werkplek zowel bloedmonsters invoeren als uit laten sorteren. Dat bespaart ruimte, veel heen en weer lopen én het bevordert het overzicht dat de analist heeft.” Ook is goed gekeken naar milieuaspecten, zoals stroom- en waterverbruik, geluid en afval. Warmte wordt meteen boven de systemen weggezogen en afgevoerd. “Al met al was de inrichting een forse uitdaging. Siemens heeft steeds goed meegedacht over de inrichting: van de automatisering tot alles eromheen”, vindt Hens. “Zo konden medewerkers met VR-brillen virtueel rondlopen in het toekomstige lab. Siemens vond het heel belangrijk medewerkers daarin mee te nemen en daar waren ze ook heel sterk in.”
Samenwerking
Toen de track eenmaal was geplaatst, werkten de analisten nauw samen met Siemens om het systeem goed draaiende te krijgen. Van den Brom: “Het in gebruik nemen van de track was spannend, ook al omdat veel van de aangesloten analyzers nieuw waren. Toen we live gingen, hebben twee Siemens-medewerkers gekeken of het proces goed liep. Elke ochtend stonden ze om acht uur in het laboratorium en draaiden ze mee. Daar plukten we allebei de vruchten van.” Siemens blijft in de beginfase de opstelling monitoren, om waar nodig analyzers bij te stellen en de routing te optimaliseren. Ook verdient de ondersteuning van de analisten nog meer aandacht. Inmiddels zijn de nodige key users opgeleid en diepen werkgroepen, waar ook Siemens in plaatsneemt, verschillende applicaties uit. Ook aan de scholing wordt hard gewerkt. Van den Brom: “De chemie-analyzers bijvoorbeeld zijn relatief nieuw. We zijn druk bezig met het opleidingsmateriaal.” Hens benadrukt dat de klus nog niet klaar is. Eigenlijk begint het nu pas. “Er is sprake van een gezamenlijk ontwikkeltraject. Ook omdat laboratoriumgeneeskunde nooit stil staat. Daarom moet je het samen doen.”
Teamwork
Al met al was het een intensieve tijd, concludeert Hens. “De verbouwing en de migratie betekenden voor de analisten veel improviseren, terwijl ze ook moesten leren werken met nieuwe applicaties en de track. Het is alsof je een piloot bent die gaat vliegen met niet alleen een nieuw, maar ook nog eens ander type vliegtuig. Siemens heeft ons daarbij uitstekend geholpen en medewerkers gedoseerd meegenomen in de veranderingen.” Door het vernieuwde laboratorium zijn de medewerkers ook meer als een team gaan werken, ervaart Van den Brom. “Voorheen had iedereen zijn eigen eilandje, nu zijn we aangesloten op één en dezelfde track en is iedereen zich meer bewust van het totale proces. Dat bevordert de samenwerking en betekent voor het hele team grote winst.”
LITERATUUR
-E. Hens, M. Cevaal, W. van den Brom en J.J.H. Hens, Revius Lyceum, Doorn, Klinisch Chemisch en Hematologisch Laboratorium, Groene Hart Ziekenhuis, Gouda. Abstract 49. ‘Diagnostische bloedafnames tijdens ziekenhuisopname dragen bij aan het ontwikkelen van bloedarmoede. ’In: Nederlands Tijdschrift voor Klinische Chemie en Laboratoriumgeneeskunde (2016) 41: 99
-J.J.H. Hens, M. Streefland, J.F.W. Keuren en W. van den Brom, Klinisch Chemisch en Hematologisch Laboratorium, Groene Hart Ziekenhuis, Gouda. Abstract 50. ‘De afgenomen hoeveelheid diagnostisch bloed per klinische patiënt is een bruikbare kwaliteitsindicator voor het efficiënt inrichten van laboratoriuminformatiesysteem, logistiek en klinische uitkomstmaat van patiëntenzorg.’ In: Nederlands Tijdschrift voor Klinische Chemie en Laboratoriumgeneeskunde (2016) 41: 99-100
