Noordwest Ziekenhuisgroep vernieuwde vorig jaar de systemen voor labdiagnostiek op twee locaties tegelijk. Doel: met het Aptio tracksysteem van Atellica Solution komen tot meer efficiency én een hogere kwaliteit.
Noordwest Ziekenhuisgroep (kortweg Noordwest) is een ziekenhuisorganisatie in de regio Noord-Holland-Noord met locaties in Alkmaar, Den Helder, Heerhugowaard, Limmen, Schagen en op Texel. Klinisch chemicus Wesley Jongbloed, medisch manager van de twee ziekenhuislaboratoria in Alkmaar en Den Helder, kreeg bij zijn aanstelling (nu drie jaar geleden) de opdracht mee om de procesvoering efficiënter te maken en de overall kwaliteit van de laboratoriumdiagnostiek naar een hoger niveau te brengen. “Binnen de ziekenhuislaboratoria leefde sterk de wens om efficiënter te gaan werken. Dat leidde onder meer tot de beslissing om te investeren in een nieuw, toekomstbestendig tracksysteem. Het doel: komen tot optimale logistieke efficiency en een kwaliteitsverbetering.”
Voorbeeld
Na een uitgebreid selectietraject viel de keuze uiteindelijk op het Aptio tracksysteem. Die keuze had vooral te maken met de hoge mate van automatisering die Siemens Healthineers kon doorvoeren, schetst Jongbloed. “Binnen het nieuwe tracksysteem zijn nu alle modules en apparatuur voor
24-uursdiagnostiek aan elkaar gekoppeld. Dat levert een enorme verbetering op in termen van snelheid en efficiency. Een voorbeeld? Het komt geregeld voor dat een arts, nadat er al bloed is afgenomen, nog iets uit het bloed van een patiënt bepaald wil hebben. Voorheen moest een medewerker het betreffende buisje opzoeken in de koelkast en dit handmatig overbrengen naar de juiste analyzer. Dit voorheen tijdrovende proces is nu volledig geautomatiseerd: het systeem tilt het betreffende buisje uit de koelkast en transporteert het naar het betreffende apparaat voor een aanvullende analyse. Dankzij dit soort geautomatiseerde processen slaan we een enorme slag in efficiency; er komen geen mensenhanden meer aan te pas. De arts en de patiënt krijgen bovendien nóg sneller dan voorheen de uitslag. En de kans op menselijke fouten is minimaal.”
Belangrijke koppelingen
De Atellica Solution-modules voor chemie en immunochemie binnen het lab zijn ook van Siemens Healthineers. “Integratie daarvan met het tracksysteem was vanzelfsprekend geen probleem”, schetst Jongbloed. “Maar ook onze hematologiestraat, van een andere leverancier, maakt nu integraal deel uit van het tracksysteem. Die koppelingen vormden voor ons een andere belangrijke overweging om voor dit systeem te kiezen.”
“Binnen het nieuwe tracksysteem zijn nu alle modules en apparatuur voor 24-uursdiagnostiek aan elkaar gekoppeld. Dat levert een enorme verbetering op in termen van snelheid en efficiency."
Strenge kwaliteitseisen
“Door de verregaande mate van automatisering kan Noordwest nu bovendien nog beter aantonen dat haar ziekenhuislaboratoria voldoen aan de kwaliteitseisen”, vervolgt Jongbloed. “Vanuit de Raad voor Accreditatie bestaan er strenge eisen voor de manier waarop je omgaat met apparatuur en reagentia. Alle gebruiksdata worden binnen Atellica Solution automatisch gelogd. Bovendien zijn veel kritische processtappen nu geautomatiseerd. Daardoor kunnen we nu, veel makkelijker dan voorheen, aantonen dat we aan de kwaliteitseisen voldoen. Ook kunnen we veel sneller ingrijpen bij afwijkende waarden. De apparatuur wordt meerdere keren per dag doorgemeten aan de hand van controlemonsters. Voor ons was een belangrijk punt dat afwijkingen nu realtime worden teruggekoppeld naar het systeem. Komen bij een controle afwijkende uitslagen aan het licht? Dan wordt de betreffende analyzer of de specifieke test direct uit het systeem gehaald en opnieuw gekalibreerd. Alle buizen worden direct automatisch omgeleid naar een goedgekeurde analyzer. Ook dat was een doorslaggevende factor bij de keuze. Het laatste wat je wilt is dat patiëntuitslagen niet kloppen.”
De laboratoria van Noordwest bevinden zich op twee locaties: Alkmaar en Helder. Het tracksysteem is volledig gespiegeld uitgevoerd: de opstelling in Den Helder is identiek aan die op locatie Alkmaar.
Gespiegelde tracks
De laboratoria van Noordwest bevinden zich op twee locaties: Alkmaar en Helder. Het tracksysteem is volledig gespiegeld uitgevoerd: de opstelling in Den Helder is identiek aan die op locatie Alkmaar. En dat is een bewuste keuze, licht Jongbloed toe. “De locaties fungeren als back-uplocatie van elkaar. Dan helpt het enorm als het systeem identiek is en je geen aanpassingen hoeft te doen in je werkwijze. Bijkomend voordeel is dat analisten nu probleemloos op beide locaties aan de slag kunnen. Nu zijn onze analisten direct in te zetten op de andere locatie als de situatie daar om vraagt.” Ook voor het besturingssysteem vormt de spiegeling van de tracks een voordeel. Jongbloed: “Als de onderliggende software op beide locaties niet precies gelijk is, kan een aanpassing in het algoritme op de ene locatie zomaar desastreus uitpakken voor de procesvoering op de andere locatie. Dat is nu uitgesloten. Integendeel: slimme softwarematige verbeteringen op de ene locatie worden automatisch doorgevoerd op de andere locatie.”
Ondersteuning op locatie
De laboratoria namen het systeem begin juli 2020 in gebruik. De belofte van meer efficiency wordt tot nu toe zeker waargemaakt, vertelt Jongbloed. “De diagnostiek van spoedbepalingen is duidelijk verbeterd en sneller geworden. Voor onze labmedewerkers is het werk wel veranderd; waar ze eerst zelf met buizen en apparatuur aan de slag gingen, zijn ze nu vooral procesondersteuner. Door de combinatie van gespiegelde tracks, nieuwe apparatuur en geavanceerde software, is er bovendien in één keer een behoorlijk complex systeem opgetuigd. Een volgende keer zouden we er misschien voor kiezen om de invoering meer gefaseerd te laten verlopen. Het kost gewoon tijd om kinderziektes eruit te halen en vertrouwd te raken met de nieuwe werkwijze. Mede dankzij de ondersteuning op locatie door Siemens Healthineers werkt het systeem nu steeds beter en zijn onze key users en analisten vertrouwd met het systeem.”
Voorraadsysteem
Inmiddels bestaan er ook al plannen voor de implementatie van Atellica Inventory Manager, een volledig geautomatiseerd voorraadsysteem dat de hoeveelheden reagentia en materialen continu monitort en zorgt voor optimale voorraden op de twee locaties. De implementatie vindt naar verwachting in de loop van 2021 plaats. “Eerst willen we nog beter vertrouwd raken met het nieuwe tracksysteem. Al met al ben ik enorm trots dat we er, in deze lastige coronatijd, in zijn geslaagd om zo’n complex systeem op te tuigen. Daarmee hebben we binnen onze labdiagnostiek onze kwaliteit op kritieke punten verbeterd én hebben we een efficiencyslag weten te realiseren. Precies zoals de bedoeling was.”