Helft van de tijd besparen met administratie POC-testuitslagen

De administratie van point-of-care-testuitslagen was tot voor kort zeer tijdrovend voor huisartsenpraktijken en -laboratoria. Dankzij POCTnet, in combinatie met het datamanagementsysteem POCcelerator, een oplossing van Siemens Healthineers, is dat verleden tijd. Klinisch chemicus René Niessen: “Ik durf met volle overtuiging te zeggen dat we hiermee zeker de helft van de tijd gaan besparen.”

Niessen is zowel werkzaam bij SALT (Stichting Artsen Laboratorium en Trombosedienst) in Koog aan de Zaan als bij OLVG Lab in Amsterdam. Van de 50 aangesloten huisartsenpraktijken die door SALT zijn voorzien van point-of-care-diagnostiek, zijn er 15 inmiddels via POCTnet draadloos gekoppeld. Hoe gaat dat in zijn werk?

Een patiënt laat bij een huisartsenpraktijk via een vingerprik een CRP-sneltest uitvoeren waarbij een verhoogde CRP-waarde (eiwitgehalte) in het bloed kan wijzen op een ontsteking. De uitslag is direct beschikbaar. Parallel gaan alle meetgegevens, in combinatie met de order en de gegevens van de doktersassistent die de test uitvoert, via een beveiligde verbinding (POCTnet) naar het centrale datamanagementsysteem (POCcelerator) van het huisartsenlaboratorium. Bij SALT worden de (patiënt)gegevens in de order gecombineerd met de meetresultaten. Daar zien ze in één oogopslag wie, wanneer, welke handeling op welke POC-analyzer uitvoert. De digitale terugkoppeling van de meetresultaten vindt plaats via de bestaande verbinding tussen het laboratorium en het huisartsinformatiesysteem.

Niessen: “Je maakt gebruik van een eigen autonoom netwerk waardoor je volledig onafhankelijk bent van de internetmogelijkheden bij huisartsenpraktijken. Aan POCcelerator kan een grote diversiteit aan POC-devices gekoppeld worden waarmee operatorbeheer mogelijk wordt. Je houdt hiermee alles in één hand. Toen ik voor het eerst over deze oplossing hoorde, dacht ik even dat het te mooi was om waar te zijn.”

Vóór POCTnet en POCcelerator was het registreren, administreren en rapporteren van de uitslagen een tijdrovend proces, zowel voor huisartsenpraktijken als laboratoria. Gegevens werden op een formulier ingevuld en per fax, mail of post verstuurd aan SALT, waar ze handmatig in het Laboratorium Informatie Systeem (LIS) werden ingevoerd. Ook werd geturfd hoe vaak een bevoegd verklaarde doktersassistent het onderzoek had uitgevoerd om te kunnen beoordelen of de bekwaamheid van deze operator geborgd bleef. Vervolgens werden de resultaten teruggestuurd naar de huisartsenpraktijk om te worden opgenomen in hun eigen registratiesysteem. “Qua administratieve last een onwenselijke situatie”, vertelt Niessen, die onder andere verantwoordelijk is voor de samenwerking met huisartsen en POCTnet en POCcelerator. “Ik ben ervan overtuigd dat zeker de helft van de tijd van onze POC-medewerkers bij SALT opging aan het invoeren en controleren van gegevens. Zonde, want die tijd kan beter ingevuld worden om meer service en ondersteuning te verlenen aan huisartsenpraktijken. Bovendien is het gevaar bij niet gekoppeld werken dat verkregen uitslagen onvolledig of helemaal niet geregistreerd worden.”

Een bijkomend voordeel van POCTnet in combinatie met POCcelerator is dat alleen gecertificeerde medewerkers geautoriseerd zijn om gebruik te kunnen maken van de point-of-care-analyzers bij de huisarts. Hierdoor wordt onbevoegd gebruik van de POC-analyzers voorkomen.
Ook de kosteneffectiviteit is gebaat bij een gekoppeld systeem. Een meetresultaat op een POC-apparaat dient overgenomen te worden in het Laboratorium Informatie Systeem van SALT voordat tot declaratie overgegaan kan worden. Niessen: “De meeste huisartsenpraktijken sturen netjes de formulieren toe, maar er zijn ook locaties waar dat niet zo zorgvuldig gebeurt. We constateren soms grote verschillen tussen de geleverde hoeveelheid reagens en het aantal gerapporteerde testen. Omdat alle verkregen resultaten nu direct doorgestuurd worden, behoort dit probleem tot de verleden tijd. Bovendien zien wij in ons dashboard de voorraden per locatie. Zo kunnen we huisartsenpraktijken direct erop wijzen als er een tekort dreigt te ontstaan in hun werkvoorraad. Wanneer alle uitgevoerde metingen ook daadwerkelijk worden gedeclareerd, blijft het financieel haalbaar om de POC-analyzers gratis te plaatsen en de huisartsassistenten op te leiden.”

Niessen: “Huisartsen hoeven dus niet te investeren in het nieuwe systeem. We ontzorgen hen volledig. Ook onderhoud en kwaliteitscontroles worden door ons uitgevoerd.” POCcelerator kan bovendien gekoppeld worden aan meer dan 200 verschillende soorten POC-analyzers van 60 verschillende leveranciers. “Dit betekent dat we vrijwel alle analyzers kunnen aansluiten. Twee stopcontacten en wat ruimte op een bureau of tafel voor de apparatuur: meer hebben we het niet nodig. Geen kabels trekken en gaten boren, het is enkel een kwestie van plug & play, mede dankzij de draadloze verbinding die we zelf plaatsen. In pakweg tien minuten koppelen we een POC-analyzer via POCTnet aan POCcelerator bij SALT. Zodra de POC-analyzer en router bij de huisartsenpraktijk op het stroomnet zijn aangesloten kan er direct mee worden gewerkt.”

Huisartsenpraktijken zijn dan ook lovend over de nieuwe oplossing. Voor hen levert het een grote tijdbesparing én gebruiksgemak op. De relatie tussen de huisartsenpraktijken en SALT was altijd al erg goed, maar door de invoering van POCTnet en POCcelerator werken de partijen nóg beter en efficiënter met elkaar samen.

Ook de uitbraak van het coronavirus heeft hier invloed op gehad. De CRP-meters zijn immers een ideaal middel om binnen een mum van tijd patiënten te categoriseren en de ernst van de situatie in te schatten. Verschillende zorgorganisaties, waaronder SALT, sloegen medio maart de handen ineen en richtten twee sporthallen in voor patiënten met luchtwegklachten. SALT kon via POCTnet eenvoudig en snel gekoppelde CRP-analyzers plaatsen. “Het toevoegen van locaties aan POCcelerator was een fluitje van een cent. In amper twee dagen was alles in de sporthallen gereed gemaakt om patiënten te ontvangen. De omstandigheden waren natuurlijk verre van ideaal, maar door de corona-uitbraak zijn de mogelijkheden en voordelen van POCTnet voor huisartsenpraktijken nog beter zichtbaar geworden.”