De wachtlijst voor een MRI-scan in het St. Antonius Ziekenhuis in Utrecht werd steeds langer. Reden voor het ziekenhuis om de planning van de MRI-scanners onder de loep te nemen. Siemens Healthineers gaf ondersteuning met een nieuwe dienst: Efficiency Consulting. Het afdelingshoofd Aldrick Peterson vertelt.
De opening van de nieuwe locatie in Utrecht zorgde bij het St. Antonius Ziekenhuis voor een nieuwe dynamiek. De organisatorische uitbouw leidde namelijk tot een flinke groei in de productie voor de afdeling Radiologie. “Daarom was het belangrijk om de processen te herzien. Twee jaar geleden kwam hier voor het eerst ter sprake hoe het gebruik van onze MRI-scanners inzichtelijk gemaakt zou kunnen worden”, legt Peterson uit. “Ongeveer gelijktijdig klopte Siemens Healthineers aan met hun nieuwe dienstverlening, Efficiency Consulting. En dan is één en één al snel twee. Zeker omdat we zelf ook al heel sterk het gevoel hadden dat er ruimte voor verbetering was.”
Steeds meer 3T
De afdeling Radiologie werkt op meerdere locaties. “We beschikken hier zowel over 1,5- als 3 Tesla-scanners. De 3T-scanner staat alleen op onze locatie in Utrecht. Je ziet dat clinici, vanwege de veel betere beeldkwaliteit én de ruimere mogelijkheden, steeds vaker vragen naar scans op de 3 Tesla. Naast de absolute stijging in aantal MRI’s neemt ook het aandeel complexere onderzoeken toe, zoals mammografieën of prostaatonderzoek”, aldus Peterson. Dergelijke specialistische onderzoeken duren over het algemeen langer, waardoor een scanner meer tijd in beslag neemt.
Oplopende wachttijden
Het gevolg van meer én uitgebreidere onderzoeken is dat de wachttijd voor scans aardig opliep bij het St. Antonius Ziekenhuis, ook voor eenvoudigere onderzoeken. “Dan weet je dat je naar je organisatie en efficiency moet gaan kijken. De doorlooptijden in de zorg moeten juist korter. Je ziet zelfs al een trend dat diagnostiek wordt gepland nog vóórdat de patiënt een arts heeft gezien. Dat vraagt ook nog eens om efficiëntere inzet van middelen, maar liefst wel binnen de huidige voorzieningen. En dat is nu net de meerwaarde die we met Efficiency Consulting hebben weten te bereiken.”
Meer dan data-analyse
Met Efficiency Consulting wil Siemens Healthineers de onbenutte meerwaarde uit modaliteiten halen. “En dat gaat verder dan aan de achterkant van de systemen een analyse van je data te maken”, legt Peterson uit. “Het draait om meer dan alleen cijfers. Je moet immers kijken naar logistiek, naar protocollen, kennis en kunde van medewerkers. Maar ook naar verplaatsingen van patiënten, bijvoorbeeld. Dat alles is essentieel, want een verbetering in de cijfers mag nooit ten koste gaan van de patiëntenzorg. Siemens heeft met ons meegedacht in hoe we dat kunnen realiseren.”
Enquête
Na een kick-off met alle laboranten heeft Siemens een enquête gehouden. Peterson: “Natuurlijk zijn mensen sceptisch als je met een verandering komt, maar we hebben vanaf het begin duidelijk het doel aangegeven. Het gaat niet zozeer om cijfers, maar om laboranten te helpen hun dagelijkse werk gemakkelijker te maken en de dag soepeler te laten verlopen. Patiëntenzorg is immers wat voor onze laboranten centraal staat.”
Verschillende invalshoeken
Naast de laboranten zijn er natuurlijk ook de aanvragers. “Zij kijken naar genezing en behandeling – en opteren dus voor de beste diagnostiek. Vanuit managementperspectief kijken we natuurlijk ook naar kosten en effectiviteit”, vervolgt Peterson. “Al met al dus drie invalshoeken die je allemaal moet meenemen in een dergelijk traject. En dat is complex. Een soortgelijk onderzoek uit het verleden leverde al een bescheiden rapport op, maar daar bleef het bij. Want met cijfers alleen, bereik je niet altijd je doel en blijft een verbeterslag vaak achterwege.”
Vertrouwen
Efficiency Consulting blijft dan ook niet bij het analyseren van data. Medewerkers van Siemens Healthineers liepen mee in de dagelijkse praktijk. Onder hen ook applicatiespecialist Lex Bras. “Fijn”, zegt Peterson. “Want zo iemand komt niet als een ‘consultant’ binnen. Dat maakt het gesprek makkelijker en prettiger. Laboranten zagen al vrij snel het nut ervan in en er is heel open en op basis van vertrouwen gesproken over alles wat er speelt.”
Vertrekpunt
Het resultaat van dit alles was een uitgebreid rapport, met veel informatie waar we mee verder kunnen. “Een vertrekpunt dus, geen eindproduct dat in de la kan. Het combineert de data met praktische tips en signaleringen, waar laboranten ook echt wat mee kunnen. En de conclusie? We deden het zeker niet slecht. Het rapport bevat een lijst met zaken die goed gaan en beter kunnen, aanbevelingen én een business case voor meer capaciteit als we alle aanbevelingen eïmplementeerd hebben.”
Coaching
Eén van de quick wins van het traject was voor Aldrick Peterson zelf de coaching die hij kreeg voor die implementatiefase. “Dat gebeurt niet standaard, maar was voor mij wel erg waardevol. Implementeren is essentieel, maar kost wel veel tijd en effort. Contact met Siemens was daarbij een goede stok achter de deur. Een stukje nazorg, wat er zeker bij hoort.” Uiteindelijk zijn in het St. Antonius Ziekenhuis de meeste aanbevelingen volgens planning binnen een jaar geïmplementeerd.”
Ruimere bedrijfstijden
Eén van de aanbevelingen betrof het verruimen van de bedrijfstijden. “We scanden al wel in de avonden, maar dat zijn we structureler gaan aanpakken. Vier keer per week komt er een extra aantal uur bij. Laboranten draaien geplande diensten, waarbij ze voor avond- en nachtdiensten compenseren. Om de extra personele belasting die dat met zich meebrengt op te vangen, krijgen we nu ondersteuning van studenten geneeskunde. Dat gaan we wel afbouwen. Daarnaast hebben we kritisch naar ons werkrooster gekeken en onnodige blokkades eruit gehaald.”
Kennisniveau
Het kennisniveau is ook een belangrijk aspect. “Als laboranten meer kennis hebben van potentiële problemen en uitdagingen, verlaag je het aantal verstoringen in het reguliere werk. Vroeger werkten we hier met key users voor verschillende protocollen of onderwerpen. Dat hebben we deels losgelaten. Nu werken we met thema’s, bijvoorbeeld op het gebied van protocollen, logistiek en planning van patiënten, maar ook educatie. Voor elk thema is een team van collega’s verantwoordelijk. Je bereikt daarmee dat iedereen vanzelf actiever meedenkt én het bevordert het teamgevoel. De samenwerking wordt beter en mensen denken kritischer mee over onderwerpen. Daarmee is het team als totaal verantwoordelijk voor een bepaald onderwerp en niet één persoon.”
Minder wachttijd door anders te denken
Het resultaat? “Omdat we tegelijkertijd in het ziekenhuis een elektronisch patiëntendossier hebben ingevoerd, is het wat lastig vergelijken, maar de wachttijden zijn flink teruggelopen. Als je bijvoorbeeld kijkt naar de complexere diagnostiek, dat het aantal plekken voor prostaat-MRI’s flink is gegroeid, zodat we daar meer ruimte krijgen. “Het belangrijkste voor mij is dat de manier van denken is veranderd. We hebben het allemaal samen gedaan, waardoor het team nader tot elkaar komt én veranderingen breder gedragen worden. Een frisse blik van buiten is daarbij natuurlijk erg welkom. In een afdeling waar veel is veranderd óf als je het gevoel hebt dat je op routine bezig bent, dan is Efficiency Consulting zeker een manier om verder te komen!”
Ook alles uit uw modaliteiten halen?
Met Efficiency Consulting helpt Siemens Healthineers het verborgen potentieel uit uw modaliteiten te halen. Door in detail te kijken naar het gebruik van de modaliteiten én de bijbehorende protocollen en workflow te analyseren, sporen we samen verbeteringen op. Verbeteringen die we omzetten in duurzame langetermijnoplossingen voor betere resultaten en meer efficiency.
Met Efficiency Consulting kijken we naar verschillende aspecten. Kennisoverdracht, het stroomlijnen van werkprocessen, het gebruik van de modaliteiten én de zorgprocessen. Deze zijn allemaal cruciaal om de productiviteit van de scanners te verhogen. Aanvragers en patiënten profiteren dan ook van betere resultaten, dankzij gestroomlijnde processen en optimaal datamanagement.
Met Efficiency Consulting richten we ons op de lange termijn: geen eenmalige doorlichting van uw proces, maar een kosteneffectieve langetermijnoplossing. Uitgangspunt is om het beste uit uw modaliteiten te halen tegen de laagst mogelijke operationele kosten, met de hoogste doorvoer.
Meer informatie?
Neem contact op met uw business partner of per e-mail, met Annelinde Veen.
