A.範囲と目的
Siemens Healthineersとしてのスパムメール対策ポリシーは、Eメールマーケティングに関する以下の背景により、定められています：
- 結果について
Eメールマーケティングは、その内容が特定の個人に向けたもので、かつ関連性があり、期待された内容の場合に最も効果的です。未承諾のメールを送信することは、その後の配信可能性とROIが低下します。 - 評判について
不適切なEメールの利用は顧客からの苦情へとつながり、当社の評判とブランドが棄損されます。 - 法的環境について
国際法は、有効な登録解除機能を伴わない商用Eメールや、発信者の正しい連絡先のないEメール、詐欺的または誤解を招くEメールや件名を送信することを禁じています。
商用Eメールの利用に関する法的根拠は、2004年1月1日に米国で成立した連邦スパム規制法（Federal CAN-SPAM Act ）、欧州議会および欧州理事会が2002年7月12日に制定したガイドライン2002/58/EG、ならびにドイツ国内法で制定された‚Telemediengesetz’ (TMG) およびGesetz gegen den unlauteren Wettbewerb’ (UWG) により規定されています。
B. Eメールマーケティングによるコミュニケーションの要件
- Eメールマーケティングによるコミュニケーション（メールマガジン／一斉配信メール）
Siemens Healthineers（以下、当社とします）では、許諾に基づいたEメールマーケティングが適切であると考え実施しています。さらに、当社は、マーケティングベンダーやパートナーに対し、許諾に基づいたEメールマーケティングのみ実施することを確約しています。具体的には、当社からマーケティングEメールを受け取ることを直接同意した受信者にのみマーケティングEメールを配信しています（「確認オプトイン方式」）。
a. メールマガジン／一斉配信メール
マーケティングEメールを配信するにあたっては、受信者がすでに受信を同意していることが前提です。その確認プロセスはダブル・オプトイン方式に沿って設定します。希望する受信者が匿名または別名で受信を許諾（オプトイン）できるようにすることが必要です。
（別途意思表示することで）マーケティングEメールを受信することに同意すると、受信者への招待Eメールが配信されます。招待Eメールによって確認すると、（再度あるいは二重の）受信許諾確認をしたとみなされ、登録の際の証跡として利用されます。また、受信者がいつでもこの確認を撤回したり、登録解除ができるようにしなければなりません。送信されるマーケティングEメールごとに受信拒否できる登録解除を行うリンク、または登録Eメールアドレスに今後Eメールを送らないように受信者が申し出るための返信用Eメールアドレスを明記します。また、受信者が受信を希望しないEメールのコピーにコメントをつけてenews.jp.team@siemens-healthineers.com に返信または転送できるようにします。
配信登録解除をする機会・機能を提供せずにマーケティングEメールを配信することは禁じられています。
さらに、法律により、送信者の有効な連絡先を掲載しない、また、詐欺的あるいは誤解を招く内容のEメールや件名でマーケティングEメールを配信することは禁じられています。したがって、マーケティングEメールには誤った情報や誤解を招く情報、またマーケティング目的を隠すための虚偽のあるいは誤解を招く内容を含むことは避けなければなりません。受信者がこのEメールはマーケティングに関係するコミュニケーションであると把握できるようにすることが必要です。
ベンダーやパートナー同様、私たちも本方針を順守する義務と責任があります。個々のEメールアドレスへ配信する頻度を適切に管理して登録受信者が時間を使って注目してくれることに敬意を払います。私たちからのEメールを受け取った受信者がメールマガジンや一斉配信メールの受信を許諾せず、特にフィードバックがない場合においては、これ以上のマーケティングEメールを希望しないことを意味する暗黙の拒否であるとみなします。
未承諾の商用Eメール（スパム）を当社のシステムまたはベンダーやパートナーのシステムから送信することは禁じられています。
私たちは、ベンダーやパートナーに対し、貸借または購入したリストや付属Eメールアドレスリスト、また許諾オプトイン方式以外で取得したEメールアドレスを含むリストに、第三者への送信について確認がとれていない状態で使用しないことを確約しています。オプトアウト（受信拒否）リストの利用は、当社のシステム、またベンダーやパートナーのシステムにおいて禁じられています。私たちは、ベンダーやパートナーが本方針内に規定されているプライバシーや許諾事項を順守しているかどうかのリストやEメールをレビューする権利を保持しています。
しかし、Siemens Healthineers の方針を順守することについて最終的な責任をもつのはベンダーやパートナーです。
当社のメールマガジンやEメール一斉配信の不正利用があった場合、受信者がSiemens Healthineers の窓口担当者に連絡できるようにしています（例：「フィードバックボタン」や「問い合わせボタン」を押す）
b. データ収集
私たちは、未承諾のマーケティングEメールを送信する際は、当社のシステムを利用しないことを定めています。したがって、Eメールアドレスの取得元、データ収集の方法、そして社内システムを使ったオプトイン許諾のリストについて追跡調査を行います。
さらに、当社のマーケティングEメール受信者に対し、確認プロセスの開始前に個人データを取得することを通知することが必要であり、またいつでもそれについての情報を受信者に提供しなければなりません。
- マーケティング目的外のEメールによるコミュニケーション
Siemens Healthineers では顧客への通知や顧客サービス情報など、マーケティング目的外でEメールを送信することがあります。製品の購入や据え付けを通じて特定された顧客やその所属組織がマーケティング目的外のEメールを受信する場合があります。これらのEメールは、Siemens Healthineers の顧客に対しサポートを提供する目的のものであり、さらなる製品のお知らせや販売を意図したマーケティング活動とは関係ありません。マーケティング目的外のEメールには、受信者にマーケティング関連のEメールの受信を許諾する機会を提供することを意図した限定的な文言を含む場合があります。
顧客データは、Siemens Healthineers のEニュース・情報やマーケティング関連のEメールを受信するための許諾オプトインを勧誘することを目的として顧客に連絡を取る際に、節度をもって利用される場合があります。送信されるEメールごとに、受信者がメール受信を解除するためのリンクを添付します。また、受信者が受信を希望しないEメールのコピーにコメントをつけてenews.jp.team@siemens-healthineers.com に返信または転送できるようにしてください。
C.よくある質問と回答
Q: なぜ受信者が当社のシステムから送信されたマーケティングEメールを受信したのですか？
A: 受信者が、当社からマーケティングEメールを受信したのは、Siemens Healthineers から情報を受け取る許諾オプトインをしたからであることを理解してもらう必要があります。オプトインする機能は、ダブル・オプトイン方式に沿って設定されます。受信者は別途招待メールを受け取り確認することが必要です。この確認作業によって許諾オプトインおよび登録の（再）確認がされたとみなします。当社の公式プライバシー方針に詳しく記載されているとおり受信者のEメールアドレスを保護することを約束しています。
Q: マーケティングEメールはどのような見え方をして、受信者はどうすればEメール配信リストからアドレスを削除してもらうことができますか？
A: 見出しには誤解を招く情報を含んではいけません。また発信者が特定できるようにする必要があります。件名には、マーケティングの目的を隠すために虚偽の情報または誤解を招く情報を記載してはいけません。Eメールがマーケティングに関連したコミュニケーションであることがわかるようにします。さらに、電子メールには、有効な物理的郵便番号が含まれていなければなりません。また、Eメールには有効な連絡先を掲載してください。送信されるマーケティングEメールごとに受信拒否できる登録解除を行うリンクを明記します。また、受信者が受信を希望しないEメールのコピーにコメントをつけてeNews.jp.team@siemens-healthineers.com に返信または転送できるようにするか、Siemens Healthineers の窓口担当者に連絡できるようにしてください。（例：「フィードバックボタン」や「問い合わせボタン」を押す）