Wat was de aanleiding om met de syngo Virtual Cockpit te gaan werken?
Kramer: “De voornaamste reden was het personeelstekort. We hebben drie MRI-scanners, maar hadden simpelweg niet genoeg laboranten om ze alle drie tegelijk te bemannen. De derde scanner stond daardoor regelmatig stil en dat is natuurlijk zonde.”
Dat was de situatie anderhalf jaar geleden. Wat is er sindsdien veranderd?
Kramer: “Heel veel. Met de syngo Virtual Cockpit kan één laborant nu meerdere scanners tegelijk op afstand bedienen, en dat heeft de manier van werken compleet veranderd. We werken nu met drie duidelijke rollen. De steering technologist is een MRI-laborant die de scanners op afstand bedient, vanaf een centrale werkplek met meerdere beeldschermen. Die zit dus niet meer in de scanruimte zelf. De patient manager is wel bij de patiënt: die begeleidt, instrueert en zorgt dat alles veilig verloopt. Die rol wordt ingevuld door dokters-assistenten en medisch studenten. En dan is er de flow manager, ook een laborant, die de planning bewaakt en zorgt dat het dagprogramma soepel verloopt. Een ander verschil met anderhalf jaar geleden is dat we het nu doen met drie laboranten in plaats van vijf, en die derde MRI draait elke dag. Zonder de Virtual Cockpit zou dat simpelweg niet kunnen.”
Die nieuwe rolverdeling was in het begin niet vanzelfsprekend. Hoe ging dat?
Schaecken: “Ik kwam bij het team toen de Virtual Cockpit net was geïmplementeerd. Het was voor iedereen zoeken: wat ga ik doen, wat kan ik doen? Er lag geen uitgewerkt plan.
Kramer: “Op andere plekken binnen de radiologie hebben doktersassistenten vooral een ondersteunende rol, maar met de MRI is dat nu anders: daar nemen zij de patiëntbegeleiding en een groot deel van het programma daadwerkelijk over. In het begin hadden de doktersassistenten het gevoel dat ze er waren om ons te helpen, maar het doel is juist om samen, als één team, het programma van de dag weg te krijgen.”
Schaecken: “Het is echt een groeiproces geweest. Je moet het niet zien als ‘mijn taak’ en ‘jouw taak’; samen heb je één taak. Maar dat besef heeft zeker een half jaar nodig gehad.”
Hoe is het wederzijdse vertrouwen gegroeid?
Kramer: “Voor MRI-laboranten was het aanvankelijk spannend om taken uit handen te geven aan collega’s zonder MRI-opleiding. Maar het vertrouwen groeit naarmate je langer samenwerkt. Ik heb liever dat een doktersassistent bij twijfel naar ons toekomt dan dat ze denkt: het zal wel goed zijn.”
Schaecken: “Je moet goed doorvragen bij patiënten, niet klakkeloos een checklist afwerken. En bij twijfel kun je altijd overleggen met de laborant. Liever een keer te veel navragen dan een keer te weinig.”
Kramer: “Inmiddels werken we verder ook met medisch studenten als patient manager. Zij brengen veel medische kennis mee en stellen ook inhoudelijke vragen over de MRI. Dat zorgt voor een mooie wisselwerking en nieuwe energie in het team.”
Wat betekent de syngo Virtual Cockpit concreet voor de personele bezetting?
Kramer: “Het doel was om oplossingen te vinden waarmee we met minder laboranten toch alle patienten kunnen blijven helpen. Als we nog steeds op de oude manier zouden werken, dan zouden we vijf laboranten nodig hebben om de drie MRI’s te bemannen; die mensen hebben we gewoon niet meer. De syngo Virtual Cockpit biedt ons de mogelijkheid om alle scanners in bedrijf te houden, en dat is precies waar het grootste knelpunt zat.”
Merken patiënten iets van deze werkwijze?
Kramer: “In de dagelijkse praktijk niet. De patiënt krijgt dezelfde begeleiding en aandacht, alleen zijn de taken anders verdeeld.”
Het HagaZiekenhuis behoort tot de eerste ziekenhuizen in Nederland dat de syngo Virtual Cockpit structureel inzet. Hoe ervaren jullie die voortrekkersrol?
Kramer: “Er zijn inmiddels meerdere ziekenhuizen langsgekomen om te kijken hoe wij werken. Interessant is dat zij het niet per se op dezelfde manier willen inzetten, maar bijvoorbeeld om een expert op afstand mee te laten kijken. Technisch gezien kan dat ook.”
Schaecken: “Wij hebben zelf ter voorbereiding een ziekenhuis in Essen bezocht, waar ze de syngo Virtual Cockpit al zeven jaar succesvol inzetten. Je ziet daar met eigen ogen hoe goed het kan werken. Zo ver zijn wij nog niet, maar het begint nu wel echt te lopen.”
Kramer: “Van laboranten van andere ziekenhuizen hoor ik wel eens dat ze bang zijn om het patiëntcontact te verliezen. Maar in ons geval valt dat mee: de meeste laboranten wisselen af tussen de MRI en andere werkplekken, dus dat patiëntencontact is er gewoon.”
Wat zijn de plannen voor de nabije toekomst?
Kramer: “Op dit moment vind ik het belangrijker dat we de dagelijkse werkprocessen optimaliseren en de samenwerking verder versterken. Die basis moet goed zijn voordat we verdere stappen zetten. Uitbreiding naar de CT-afdeling ligt voorlopig niet voor de hand: omdat er straling wordt toegediend door fysiek op een knop op de CT-scanner te drukken, is het niet mogelijk om een CT-onderzoek te starten met de syngo Virtual Cockpit. Daarnaast zijn onderzoekstijden op CT-scanners zeer kort en is er voor ons nu geen meerwaarde met de syngo Virtual Cockpit op deze modaliteit.”
Hoe kijken jullie onder de streep terug op deze periode?
Kramer: “Niet iedereen is altijd meteen enthousiast, dat hoort erbij als je zaken gaat veranderen. Maar de meeste collega’s zien inmiddels in dat deze werkwijze de toekomst is.”
Schaecken: “In het begin was het voor iedereen zoeken. Nu weten we steeds beter wat we aan elkaar hebben, en dat merk je elke dag op de werkvloer.”
Kan het HagaZiekenhuis met deze werkwijze het huidige en toekomstige aantal patiënten aan?
Kramer: “Ja. Dankzij de syngo Virtual Cockpit kunnen we met minder laboranten toch alle drie de MRI-scanners dagelijks laten draaien. We hoeven patiënten niet weg te sturen en houden de wachtlijsten beter onder controle. Zo kunnen we de huidige vraag naar onderzoeken efficiënter opvangen dan met de oude werkwijze.”
Schaecken: “Je merkt dat ook op de werkvloer: het programma is haalbaar gebleven, ook met minder laboranten. Voor patiënten verandert er weinig in aandacht en begeleiding, maar voor ons maakt deze manier van samenwerken een wereld van verschil.”
