Le projet
« Projet robotique » : c’est le nom du projet mis en œuvre au CHU d’Amiens-Picardie entre 2018 et 2020. En effet, dans le cadre d’une procédure concurrentielle avec négociation, le précédent contrat avec Siemens Healthineers étant arrivé à échéance, le Professeur Sandrine Castelain et l’équipe du laboratoire de biologie médicale du CHU se sont lancées dans un projet ambitieux. Le projet a été conçu dès le départ à l’échelle du GHT.
Objectifs : « massifier les analyses, devenir un véritable centre recours pour les sites périphériques sur des analyses jusqu’ici sous-traitées hors du GHT et, au final, augmenter la performance de l’ensemble du GHT en matière de biologie médicale ». C’est aujourd’hui chose faite, les 5 sites du GHT sont, opérationnels.
Une chaîne d’analyse d’une simplicité étonnante
Le cœur du réacteur n’en reste pas moins la restructuration complète du plateau technique du CHU autour de la plateforme de biochimie et immuno-analyse de Siemens Healthineers et de la chaîne d'automation qui permet une gestion automatisée et mutualisée des différentes spécialités.
Le parcours des analyses est bien rodé :
- Les tubes et échantillons arrivent des différents services du CHU à l’accueil du laboratoire par pneumatique. Ceux des autres établissements du GHT arrivent par transporteurs.
- Les prélèvements sont enregistrés et qualifiés par les opérateurs. À signaler qu’en 2021, le colisage sera en place, c’est-à-dire que les prélèvements envoyés par les établissements du GHT seront préalablement enregistrés dans le site périphérique expéditeur, évitant ainsi de passer par la case accueil administratif du plateau technique du CHU.
- Une fois enregistrés, les échantillons sont acheminés vers la chaîne dans la zone d’analyse, directement depuis la zone d’enregistrement via un convoyeur de tubes automatisé.
- La chaîne gère ensuite seule et automatiquement l’acheminement des tubes vers le bon automate. Les automates sont ici structurés en quatre îlots, selon les spécialités. Même s’ils ne sont pas tous Siemens Healthineers, la chaîne permet de connecter des automates d’autres fournisseurs.
- Une fois l’analyse réalisée, l’échantillon repart automatiquement par le convoyeur et rejoint un stockage intelligent toujours géré par la chaine d’automation.
Ce résultat est le fruit de deux années de conception et de déploiement réfléchis.
Un cahier des charges collaboratif et ambitieux
Le nouveau plateau technique est donc bien né. Cela découle des choix technologiques et organisationnels faits par le CHU, mais aussi de la façon dont, en 2018, l’équipe s’est attelée à l’écriture du cahier des charges. « Dès le départ, l’idée était que ce nouveau plateau technique profite à l’ensemble des membres du GHT, précise Olivier Leroy, Cadre de santé et Chef de projet GHT. Nous avons constitué des groupes de travail avec les différents sites du GHT pour les impliquer tout de suite. »
Si la consultation a été large, les objectifs étaient, eux, précis :
- Massifier les analyses pour faire des gains sur les achats ;
- Robotiser au maximum le plateau technique du CHU, mais aussi faire progresser technologiquement l’ensemble des laboratoires de biologie du GHT et ainsi acquérir de nouveaux analyseurs plus performants et permettant d’élargir la palette de paramètres ;
- Faire reculer l’hétérogénéité du parc machine ;
- Assurer la continuité des soins en mettant en place du mirroring pour les gros centres de biologie médicale du GHT ;
- Relever le défi d’un rendu de résultats en continu et dans des délais en adéquation avec les besoins des cliniciens.
« Nous avions la volonté de gagner en efficience dans tous les domaines, explique Olivier Leroy, en supprimant autant que possible les tâches sans valeur ajoutée, en augmentant la sécurité du personnel, en diminuant le bruit du plateau technique… ». L’efficience recherchée était également économique puisque le cahier des charges posait clairement l’objectif « d’optimiser les ressources au sein du CHU mais également dans les établissements du GHT, de réduire la sous-traitance… voire d’augmenter l’activité de 30 % en allant chercher de l’activité hors du GHT », détaille le Chef de projet.
Un exemple pour le GHT
« Notre pôle Biologie – Pharmacie est aujourd’hui montré en exemple car ce projet a permis de voir rapidement et concrètement le rôle positif de la structuration en GHT. » Pour le Pr Sandrine Castelain, la dynamique créée autour de ce projet robotique tient aussi aux faits que la démarche a été soutenue dès le départ par la Direction, mais aussi que « le CHU Amiens-Picardie en tant qu’établissement support du GHT, co-anime les projets partagés des 10 établissements ». Le CHU Amiens Picardie est vu naturellement comme l’établissement pivot pour tous les 10 établissements du Territoire Somme Littoral Sud. Cerise sur le gâteau, « tout le travail fait ensemble pendant deux ans par les équipes des laboratoires du GHT autour de ce projet « robotique », avec les résultats positifs obtenus, a grandement facilité les choses au plus fort de la crise de la COVID-19 », souligne la Chef du pôle. Les équipes se connaissaient, la confiance était là, l’efficacité a été au rendez-vous.
Pilotage du projet
Un partenariat étroit entre l'équipe projet du GHT et les équipes de Siemens Healthineers
"Nous avons choisi Siemens Healthineers en raison de certains points forts qui étaient essentiels pour notre projet, confie Olivier Leroy. Pour en citer quelques-uns des principaux, l'accompagnement proposé, la capacité de connecter plusieurs fournisseurs différents et la possibilité de mettre en place un vrai mirroring sur tous les sites ont été décisifs. Sans parler de la productivité offerte par la plateforme de biochimie et immuno-analyse de Siemens Healthineers."
Mais pour ce type de projet, très structurant pour l’ensemble du service et du GHT, l’accompagnement et la bonne coopération entre l’équipe projet de l’hôpital et le fournisseur sont primordiaux. « Dès le départ, nous avions en face de nous une équipe Siemens Healthineers identifiée et présente avec un chef de projet qui nous a suivi tout au long de la mise en place et des ingénieurs d’application, le tout avec un véritable plan de mise en œuvre », explique Olivier Leroy. Un point extrêmement important sachant que toute la mise en place de la nouvelle chaîne a dû se faire sans interruption d’activité, puisqu’elle était installée dans le même bâtiment et dans la même pièce que l’ancienne chaîne. « Pendant les 10 mois du chantier, entre novembre 2019 et juillet 2020, nous avons eu un véritable partenariat avec les équipes de Siemens Healthineers, précise le chef de projet du CHU. Ils ont su s’adapter à nos contraintes et aux imprévus. De notre côté, nous avons fait attention à ne pas leur compliquer la tâche et ne pas créer de sur-dépenses. Ce fut un véritable partenariat gagnant-gagnant. Nous avons ainsi pu éviter toute rupture d’activité et arriver à un résultat opérationnel qui répond à nos attentes, et même au-delà en matière de productivité. Ils ont été présents et réactifs pendant tout le rodage de la chaîne, mais aussi en SAV pour les éléments les plus complexes comme le convoyeur ».
Le projet, après la mise en place au CHU Amiens-Picardie, est finalisé sur les sites du CHAM (de l'Arrondissement de Montreuil-sur-Mer), du CH d'Abbeville, du CHIMR (Montdidier- Roye) et du CH de Doullens. La finalisation avec l’introduction de la gestion du colisage sur le middleware est en cours et sera finalisé d’ici à fin 2021.
La gestion des ressources humaines
Une gestion humaine et une formation réussie
« Il est vrai qu’en parlant d’un projet de « robotisation », on aurait pu soulever des craintes de diminution de postes et ainsi susciter des résistances », constate le Professeur Sandrine Castelain, chef du pôle Biologie – Pharmacie du CHU Amiens-Picardie. Mais dès le départ, nous avons expliqué que l’objectif n’était pas de diminuer le nombre de postes et que le projet serait réalisé à Iso-RH. Pour cela, nous avons démontré à la direction et aux équipes que le nouveau projet ne coûterait pas plus cher que l’ancien plateau technique et qu’il permettrait de faire des gains financiers sur les achats et les réactifs. De plus, nous avons souligné les gains économiques induits par des temps d’hospitalisation réduits grâce à notre plus grande réactivité. Tout le monde est gagnant, y compris les patients. De plus, le temps gagné sur la chaîne nous permet de repenser notre organisation et de redéployer du personnel sur des secteurs plus spécialisés, non robotisés. » La Direction a suivi et a même dégagé du budget RH pour la réussite du projet en accordant 10 000 heures supplémentaires pour la task-force des 9 techniciens créée pour suivre et déployer le projet sur l’ensemble du GHT.
La formation du personnel a également fait l’objet d’une attention particulière. « Nous avons utilisé la méthode « train the trainer » : des référents sont formés par l’équipe de Siemens Healthineers, puis les référents forment leurs collègues utilisateurs, détaille Olivier Leroy, cadre de santé et chef de projet GHT du laboratoire. « Cela a été une belle réussite », conclut-il.
Les chiffres clés "biologie" dans le GHT
6700 tubes par jour en file active sur l’ensemble du GHT.
Le laboratoire de biologie médicale du CHU Amiens-Picardie
- 62 biologistes médicaux et 136 techniciens de laboratoires
- 140 millions de B par an.
- 4 000 tubes/ jour et 2 500 dossiers en file active, tous passant par la chaîne.
- Centre Hospitalier d'Abbeville : 4 biologistes médicaux et 22 techniciens de laboratoires. 1 000 tubes/jour et 550 dossiers en file active.
- Centre Hospitalier de l'Arrondissement de Montreuil-sur-mer CHAM : 5 biologistes médicaux et 17 techniciens de laboratoires. 800 tubes/jour et 450 dossiers en file active.
- Centre hospitalier Intercommunal Montdidier-Roye CHIMR: 3 biologistes médicaux et 8 techniciens de laboratoires. 500 tubes/jour et 250 dossiers en file active.
- Centre Hospitalier de Doullens : 3 biologistes médicaux et 7 techniciens de laboratoires. 400 tubes/jour et 250 dossiers en file active.