Zeit sparen und optimierte Prozesse dank intelligenter SchnittstelleEffizientes Service-Management für bildgebende Systeme bei St. Jansdal

„Früher wurden die Wartungsarbeiten von Siemens Healthineers an unseren Systemen und Geräten über die Gerätemanagementlösung teamplay Fleet registriert, wir wurden per E-Mail benachrichtigt und mussten das dann manuell in unser System eingeben“, sagt Vos. „Das war zeitaufwändig und die Daten waren oft unvollständig. Also haben wir uns gefragt, ob sich das nicht intelligenter und besser gestalten lässt.“

Gemeinsam mit dem Leiter der Radiologieabteilung formulierte Vos diese Anforderung und fragte bei Siemens Healthineers und IFS Ultimo an, ob sie bereit wären, Fehler- und Wartungsdaten untereinander auszutauschen, damit die beiden Anwendungen nahtlos miteinander kommunizieren können. Durch intensive Zusammenarbeit zwischen dem Hospital St. Jansdal, IFS Ultimo und Siemens Healthineers wurde dann in weniger als einem Jahr eine Schnittstelle eingerichtet, über die sich die beiden Anwendungen verbinden und Servicedaten austauschen lassen.

„Die Schnittstelle beschleunigt unsere Prozesse enorm“, berichtet Vos. „Unser technisches Personal muss sich jetzt viel weniger mit administrativen Vorgängen auseinandersetzen. Sie können ihre Zeit also wesentlich effizienter nutzen. Und so macht ihnen die Arbeit auch viel mehr Spaß.“ Jetzt, wo die Datenverbindung funktioniert, werden nach und nach auch die Störungshilfe- und Planungsprozesse aufeinander abgestimmt und eingerichtet.

Bei der Störungsbehebung ändert sich für die Anwender*innen der Geräte und das technische Servicepersonal nicht viel, „wobei aber die Anwender*innen im Störungsfall viel schneller Rückmeldung erhalten“, so Vos. „Auch die Qualitätssicherung und das Berichtswesen werden durch diese Schnittstelle besser unterstützt.“ Die Anwender*innen melden Störungen wie bisher in IFS Ultimo und der technische Service behebt die Störung. Gelingt dies nicht, wird das Ticket über die Schnittstelle in teamplay Fleet an den lokalen technischen Kundendienst bei Siemens Healthineers übertragen. Sobald die Störung beseitigt ist, wird sie in teamplay Fleet als behoben gemeldet, was auch für die Anwender*innen und das technische Team von St. Jansdal in IFS Ultimo sofort ersichtlich ist.

„Dank einer bidirektionalen Verbindung sind die Servicedaten in beiden Anwendungen immer aktuell. Die Anwender*innen sehen die Rückmeldungen des technischen Servicepersonals in Echtzeit. Doppelte und manuelle Eintragungen erübrigen sich, was die Prozesse schneller, besser und zuverlässiger macht. Außerdem stehen alle Daten in Echtzeit zur Verfügung, zum Beispiel für Audits.“

Siemens Healthineers ist Vorzugslieferant für alle bildgebenden Systeme bei St. Jansdal. Allerdings war für Vos nicht der auf 12 Jahre angelegte Servicevertrag der Grund, in Digitalisierung und Datenaustausch zu investieren, sondern die intensive Zusammenarbeit. „Denn wenn man intensiv mit einem Anbieter zusammenarbeitet, gibt es immer Verbesserungspotenzial. Zum Beispiel, wie viele Beschäftigte sind in den Prozess involviert und wie viele Arbeitsgänge sind durchzuführen? Wenn sich das optimieren lässt, lohnt sich der Zeit- und Kraftaufwand auf jeden Fall.“

St. Jansdal gilt zu Recht als Vorreiter beim digitalen Datenverkehr zwischen Krankenhaus und Anbietern. Vos geht davon aus, dass auch andere Krankenhäuser einen latenten Bedarf haben, ihre Dienstleistungsprozesse zu standardisieren und zu optimieren. Vos: „Wir haben jetzt einen Anfang gemacht und ich erwarte, dass sich solche Schnittstellen längerfristig durchsetzen werden. Das klappt allerdings nur dann, wenn die Anbieter bereit sind, ihre kritischen Daten mit anderen Systemen wie IFS Ultimo zu teilen. Datentransparenz ist unerlässlich, wenn wir uns weiterentwickeln wollen.“