teamplay Fleet Connect

Effizientes Gerätemanagement mit teamplay Fleet

21.12.2021
teamplay Fleet umfasst ein breites Spektrum an Lösungen für ein effizientes Gerätemanagement – vom ganzheitlichen Überblick über alle Siemens-Healthineers-Systeme über die zentrale Verwaltung von Online-Service-Tickets bis hin zu Cybersicherheitsberichten und Unterstützung bei der Investitionsplanung. Zudem kann die digitale Plattform jetzt über die neue Schnittstelle teamplay Fleet Connect noch besser mit bestehenden Service-Management-Lösungen zusammenarbeiten.

„Gerätedaten sind die Grundlage für alle Tätigkeiten, die wir ausüben – von den Prüfungen über die Reparaturen bis hin zur Dokumentation oder Investitionsplanung. An der Datenpflege hängt alles,“ erklärt Michael Ganter, ehemaliger Leiter Medizintechnik am Alfried Krupp Krankenhaus in Essen-Rüttenscheid. Entsprechend wichtig sind für ihn korrekte, vollständige und übersichtlich aufbereitete Informationen über die medizintechnischen Systeme sowie eine leicht zu nutzende digitale Lösung für die effiziente Verwaltung seiner 4000 Geräte umfassenden Flotte.

Für die Verwaltung der Systeme von Siemens Healthineers nutzt Ganter dabei seit Ende 2016 teamplay Fleet, eine Onlinelösung, die ihm mit zahlreichen Funktionen einen ganzheitlichen Überblick über alle relevanten Gerätedaten bietet, etwa um Wartungstermine zu koordinieren, die Systeme vor Cyberbedrohungen zu schützen oder fundierte Entscheidungen hinsichtlich künftiger Anschaffungen zu treffen.
Der Aufwand für das Sammeln und die Pflege von Gerätedaten in der Medizintechnik ist erheblich. Ganter schätzt, dass er und sein Team hierfür rund 20% ihrer Arbeitszeit einsetzen. Aber ohne diese Mühe ist einerseits kein ganzheitlicher Überblick über alle Geräte der Einrichtung möglich und andererseits würde so die nötige Transparenz bei den Systemdetails fehlen. Eine weitere Herausforderung ist die aufwändige Suche nach einzelnen Informationen zu den jeweiligen Serviceverträgen.

„Wenn man so lange in diesem Bereich tätig ist,“ erklärt Ganter, „dann hat man vieles im Kopf. Aber wenn man, wie ich, demnächst in Ruhestand geht, möchte man seinem Nachfolger ja ein aufgeräumtes Haus hinterlassen. Deshalb ist eine komplett digitale Dokumentenverwaltung mit einfachem Zugriff so wichtig.“ Am Alfried Krupp Krankenhaus stehen die für fundierte Entscheidungen notwendigen Gerätedaten mit der Funktion teamplay Fleet View jederzeit zur Verfügung.

Neben gerätespezifischen Informationen wie Komponentenübersicht oder Echtzeit-Gerätedaten und dem Zugang zu den Servicevertragsdetails inklusive Laufzeit und Service Level Agreement bietet teamplay Fleet auch ein übersichtliches Dashboard mit einer Zusammenfassung der wichtigsten Informationen zu den Systemen an den verschiedenen Standorten. „Das teamplay Fleet View Dashboard ist für mich besonders hilfreich, um mir einen Überblick zu verschaffen, welche Tickets noch offen sind. Durch Klicken kann ich dann zum Beispiel sehen, dass die Bearbeitung für die nächste Wartung geplant ist“, so Ganter. „In unserer normalen Service-Management-Software haben wir das Problem, dass hier immer wieder Tickets stehen bleiben, die eigentlich schon erledigt sein müssen, etwa weil inzwischen eine Wartung stattgefunden hat. Diese Tickets müssen wir dann in regelmäßigen Abständen aufräumen. Bei teamplay Fleet kommt das nicht vor. Hier bleiben nur die Vorgänge offen, die noch nicht erledigt sind.“
Michael Ganter
Das Modul teamplay Fleet Maintenance ermöglicht zudem eine zeitsparende Online-Ticket-Erstellung mit vorausgefüllten Systeminformationen, was im Alltag eine deutliche Entlastung bedeutet: „Wenn die Ticketerstellung über teamplay Fleet genutzt wird, sparen wir pro Vorgang jeweils 5 bis 10 Minuten im Vergleich zur telefonischen Meldung. Und die Zeit, die verstreicht, bis das richtige Gespräch zustande kommt, verzögert natürlich auch die Behebung der Störung.“

Darüber hinaus lassen sich Serviceeinsätze über teamplay Fleet Maintenance problemlos so planen, dass sie den Tagesablauf der jeweiligen Abteilung möglichst nicht behindern. Bisher wurde das am Alfried Krupp Krankenhaus oft telefonisch abgewickelt – mit den entsprechenden Zeitverlusten und Problemen bei der Informationsweitergabe. „Jetzt haben die Anwender der einzelnen Systeme einen Zugang zu teamplay Fleet und können damit ihre Termine selbst überprüfen,“ so Ganter. „Speziell die leitende MTRA unserer Radiologie kann alle Geräte sehen, sogar diejenigen, die nicht zu ihrer Abteilung gehören.“ Insbesondere für die langfristige Planung von Upgrades, Wartungseinsätzen oder Trainings ist eine solche zentrale Übersicht hilfreich, die auch beim Erstellen von Arbeitsplänen einbezogen werden kann.
Für ein hohes Maß an Cybersicherheit, auch angesichts von Budgetkürzungen, bietet teamplay Fleet wirksame Unterstützung etwa durch transparente Informationen zu den jeweiligen Systemlebenszyklen und verfügbaren Upgrade-Optionen oder durch die Erstellung von Cybersicherheitsprofilen mit produktspezifischer Bewertung der Systemverwundbarkeit. Auch Ganter sieht hier ein wesentliches Potenzial von teamplay Fleet: „Momentan verlassen wir uns meist auf die Fachkenntnis der Servicemitarbeiter von Siemens Healthineers, die die Anlagen bei den Wartungsterminen auf systematische Fehler prüfen. Aber das Thema Cybersicherheit müssen wir in Zukunft noch stärker und grundsätzlicher anpacken. Deshalb ist die Fehleranalyse für uns interessant.“
Besonders freut sich Ganter darüber, dass teamplay Fleet mit teamplay Fleet connect1 seit Anfang 2021 nun auch über eine einfache Schnittstelle verfügt, mit der das Alfried Krupp Krankenhaus seine vorhandene Service-Management-Lösung noch enger mit teamplay Fleet verzahnen kann. Inwieweit Ganter die Verwaltung aller medizintechnischen Geräte in Essen-Rüttenscheid auf der Basis einer ganzheitlichen Plattform noch selbst in verantwortlicher Position erleben wird, ist fraglich. „Aber“, so Ganter, „für meinen Nachfolger ist das sicher eine reizvolle Perspektive.“
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