Back Office Siemens Healthcare: Malé, ale nepostradatelné jádro firmyKdyž se řekne Back Office, mnozí si hned představí hromady papírů a nekonečnou administrativní rutinu. Realita je ale daleko živější – telefony zvoní, e-maily přicházejí ve vlnách a práce se tu nezastaví. Právě tady se odehrává klíčová část činností, bez kterých by obchodníci nedodali nabídky, nemocnice nedostaly přístroje a smlouvy by zůstaly v šuplíku.

Iveta Zubčeková působí ve společnosti Siemens od roku 2008, kdy nastoupila na agendu veřejných zakázek. Do oblasti vstupovala jako úplný nováček, dnes se v problematice výběrových řízení pohybuje s velkým přehledem. Ve volném čase  hraje smíšený volejbal, cvičí   pilates a posiluje na balonech. Miluje moře a opalování – energii čerpá ze slunce, které jí zaručeně zvedne náladu. Ráda čte psychothrillery, chodí na houby, vaří a na chatě se věnuje zahradničení.

Jana Rozhoňová je v Siemensu od roku 1996, posledních dvanáct let působí ve společnosti Siemens Healthcare. Začínala v obchodním oddělení a postup-ně se vyprofilovala do expertní role v oblasti veřejných zakázek. Každý den začíná přehledem nově vypsaných tendrů, které rozesílá kolegům. S Ivetou tvoří sehranou dvojici, která se nejen pracovně doplňuje, ale i lidsky si dámy skvěle rozumí. Mezi její koníčky patří cestování a trávení času s pubertální dcerou.

Jak probíhá váš pracovní den?

Iveta: Žádný den není stejný – nikdy nevíme, kdy a jaká nemocnice vypíše výběrové řízení. Naší prací je pochopit, co se od nás chce, a dodat nabídku, která splní i to, co není výslovně řečeno. Jsme v kontaktu s obchodníky, techniky, servisem, právníky… je to taková malá detektivka i logistický rébus v jednom.

Co je na vaší práci nejvíc vidět – a co ne?

Jana: Naše výstupy ve firmě nejsou moc vidět – nabídky odevzdáváme elektronicky přímo nemocnicím. Ale bez nás by to nešlo. Prakticky se tady máme jako v pohádce – tedy v pohádce „O slepičce a kohoutkovi“, kdy slepička obíhá všechna oddělení, sbírá podklady a informace, a modlí se, aby kohoutek přežil a nabídka se poslala.

Pomohly vám v práci nějaké inovace?

Jana: Rozhodně ano – změna, která nám ulehčila nejvíc, byl přechod z papírových nabídek na elektronické. Dřív jsme tiskly, číslovaly stránky ručně, sešívaly, pečetily, vypalovaly CD a nosily nabídky na poštu nebo rovnou do nemocnic. Někdy to byly celé balíky v krabicích a pořád jste jen počítali, jestli to všechno sedí a stihnete termín. Dnes se vše posílá elektronicky, přes oficiální portály – šetří to nejen papír, ale hlavně nervy.

Iveta: Složitější bylo si ten nový systém osvojit, ale dnes už je to náš denní chleba. Kromě toho pracujeme s různými online nástroji a portály, které používají nemocnice – třeba Tender Arena nebo E-ZAK, kde probíhá veškerá komunikace. Všechno musí být evidované a oficiální, takže i dotazy k zadání nebo upřesnění jdou přes tyto systémy. To, co dřív šlo vyřídit telefonem, dnes musí projít formálním procesem, což práci zpřehlednilo, ale taky zpřísnilo.

Jak se vám spolupracuje?

Iveta: Skvěle. Sedíme spolu v jedné kanceláři, navzájem se zastupujeme, když je třeba, a umíme si vyjít vstříc i ve vypjatých chvílích. Sdílíme nejen pracovní agendu, ale často i radosti a starosti mimo práci. Jana: Víme o sobě hodně – a právě díky tomu nám to funguje. Vzájemná důvěra a podpora jsou pro nás naprostý základ. A to, že se na sebe můžeme spolehnout za všech okolností, bereme jako samozřejmost – ale rozhodně to samozřejmé není, říkají obě kolegyně ve shodě.

Iva Fusková nastoupila do Siemensu v únoru 2024 jako referentka veřejných zakázek. V oblasti back office pracuje už od ukončení studií v roce 1999. Vystudovala Vysokou vojenskou školu pozemního vojska ve Vyškově, obor Obchodní činnost a finanční podnikání. Má 18letou dceru Annu, ve volném čase ráda cestuje, jezdí na kole, cvičí jógu a tancuje.

Pavla Karešová působí v Siemens Healthcare přibližně rok a půl, do firmy přišla z pozice produktové manažerky ve společnosti úzce spolupracující se Siemensem. Vystudovala analytickou chemii na Masarykově univerzitě v Brně. Volné chvíle tráví s rodinou, víkendy často na fotbalových hřištích se syny, se kterými sdílí sportovní nasazení i radost z pohybu.

Jak probíhá váš pracovní den?

Iva: Ráno stáhneme nové zakázky z portálů, rozešleme je obchodníkům, čekáme na vyjádření. Pokud se rozhodnou zapojit, začneme shromažďovat podklady, doplňujeme je, tvoříme nabídky a nahráváme vše do systému. Do toho řešíme dodatky ke smlouvám, jejich ukončení i běžnou agendu.

Pavla: Počet zakázek se výrazně liší podle sezóny – letní měsíce bývají klidnější kvůli dovoleným, naopak podzim je nabitý, protože nemocnice potřebují vyčerpat rozpočty. A to pak jede jedna zakázka za druhou. Naše úspěšnost je kolem sedmdesáti až osmdesáti procent, což je vzhledem k objemu zakázek a náročnosti požadavků skvělý výsledek.

Co je na vaší práci nejnáročnější?

Iva: Největší výzvou jsou neúplná zadání. Často je třeba doptávat se zadavatelů, protože informace jsou strohé a málo srozumitelné.

Pavla: Zadání jsou často tak stručná, že je potřeba hodně zkušeností a selského rozumu, abyste rozklíčovali, co tím chtěl zadavatel říct.

Jak se vám spolupracuje?

Pavla: Myslím, že jsme si sedly jak pracovně, tak lidsky. Skamarádily jsme se, fungujeme jako sehraná dvojice a víme, že se na sebe můžeme spolehnout. Pomáhá nám i to, že se snažíme vědomě vytvářet prostor, kde si můžeme od práce na chvíli odpočinout – třeba u oběda. Někdy si doneseme krabičky, jindy si něco objednáme, ale hlavní je, že máme chvíli na to si popovídat.

Iva: Do obědové pauzy se často zapojují i kolegové z jiných týmů. Bereme to jako takový malý rituál, který nám připomíná, že jsme v tom všichni spolu. Člověk se pak na odpolední meetingy vrací s čistější hlavou a lepší náladou.

Největší „špek“?

Iva: Jedna velká zakázka, na které jsme pracovaly několik měsíců. Neustále se posouval termín, měnily se podmínky, přibývaly dotazy. Nakonec ji zadavatel zrušil.

Pavla: Ano, bylo to velké zklamání, ale i tak cenná zkušenost.