A. FINALITA’ E CAMPO DI APPLICAZIONE
La policy anti-spam di Siemens Healthcare s.r.l. si conforma ai principi di seguito specificati:
1. Risultati
Le attività di marketing devono essere improntate a un criterio di efficacia, requisito che si realizza mediante messaggi attesi, diretti a persone specifiche e riferiti ad argomenti di rilievo. L’invio di e-mail non richieste riduce la produttività ed il ritorno sugli investimenti.
2. Reputazione
L’uso improprio di e-mail genera reclami da parte dei clienti e danneggia la nostra reputazione ed il nostro brand.
3. Aspetti Legali
La normativa internazionale vieta l’invio di e-mail di contenuto commerciale sprovvisti dell’opzione per disattivare il contatto, come pure le e-mail sprovviste di un valido indirizzo postale del mittente, ed infine le e-mail di natura fraudolenta o ingannevole o senza un dichiarato oggetto. La normativa di riferimento, relativa all’utilizzo di e-mail di natura commerciale, è la seguente:
• D.Lgs. 196/03 (in materia di protezione dei dati personali), in vigore in Italia dal 1/1/2004.
B. REQUISITI PER LA COMUNICAZIONE DI MARKETING VIA E-MAIL
1. Comunicazione Marketing via e-mail (eNewsletter / email inopportune)
Siemens Healthcare s.r.l. è fedele al principio di gestire le proprie comunicazioni di marketing via e-mail sulla base del consenso acquisito dell’interessato. In linea con quanto previsto dal D.Lgs 196/03, noi di Siemens Healthcare s.r.l. abbiamo vincolato i nostri mandatari e i nostri partners a dar corso a comunicazioni di marketing via e-mail solo sulla base del consenso acquisito, e nello specifico ad inviare comunicazioni commerciali via e-mail a destinatari che abbiano direttamente prestato il consenso a ricevere tali e-mail da parte della nostra azienda (“conferma di adesione”).
a. e-Newsletter / email inopportune
Per la distribuzione di e-mail di marketing è necessario che i destinatari abbiano prestato il consenso al ricevimento di tali e-mail. Il processo di conferma si configura nella modalità della doppia adesione. Deve essere fatto salvo che i possibili destinatari possano dare l’adesione in forma anonima o tramite un alias.
Prestando il consenso al ricevimento di e-mail di marketing i destinatari ricevono una e-mail di invito a cui dare conferma del consenso conferito. Tale conferma viene considerata alla stregua di (seconda o doppia) conferma di adesione e può essere prodotta come evidenza di registrazione. Inoltre i destinatari devono avere la possibilità di recedere dall’adesione in qualsiasi momento, come pure di effettuare una cancellazione della propria registrazione. Ciascuna e-mail di marketing contiene un link utile a comunicare che non si intende ricevere ulteriori e-mail oppure consente di inviare una e-mail di ritorno per chiedere di non inviare più e-mail nel futuro allo stesso indirizzo di posta elettronica.
I destinatari possono anche inviare al mittente un messaggio di ritorno per ciascuna delle e-mail non desiderate unitamente ai propri commenti alla casella email:
enews.italy.team@siemens-healthineers.com
È fatto divieto di trasmettere e-mail commerciali non richieste (spam) dai nostri sistemi come pure dai sistemi dei nostri mandatari o dei nostri partner.
Abbiamo inoltre vincolato i nostri mandatari e partner a non fare uso di elenchi acquistati o presi prestito, elenchi di allegati ad e-mail o qualsiasi altro elenco contenenti indirizzi e-mail ottenuti in un qualsiasi altro metodo diverso da quello sopra descritto e senza il consenso all’inoltro a terzi. Il ricorso a elenchi di cancellazione di registrazioni è vietato nel nostro sistema ed in quello dei nostri mandatari e partner e ci riserviamo il diritto di esaminare gli elenchi e le e-mail al fine di verificare che i nostri mandatari e partner siano rispettosi della privacy e di quanto consentito dalla presente policy.
Ciononostante i nostri mandatari e partner sono in via definitiva responsabili del rispetto delle policy di Siemens Healthcare s.r.l..
In caso di abuso delle nostre linee guida in materia di eNewsletter o e-mail inopportune, i destinatari potranno contattare Siemens Healthcare s.r.l. (ad es. per mezzo del pulsante “Feedback” o “Contatta”).
b. Soft Spam
Precisiamo, inoltre, che ai sensi dell’art. 130, comma 4, D.Lgs. 196/03, potremo inviare ai nostri già clienti comunicazioni commerciali relative a servizi e prodotti di Siemens Healthcare s.r.l. analoghi a quelli di cui il cliente ha già usufruito, salvo suo espresso dissenso (c.d. “soft spam”).
c. Aggregazione di Dati
Non utilizziamo i nostri sistemi per l’invio di e-mail di marketing non richieste. Pertanto provvederemo a tracciare la fonte degli indirizzi e-mail, il metodo utilizzato per l’aggregazione di dati e la verifica del consenso a ricevere e-mail da Siemens Healthcare s.r.l. per qualsiasi elenco di registrazione di indirizzi e-mail utilizzato nel nostro sistema.
Inoltre è necessario informare i destinatari delle nostre e-mail di marketing in merito all’ aggregazione di dati personali prima di dare avvio al processo di conferma ed essere in grado di fornire loro tali informazioni in qualsiasi momento.
2. E-mail senza finalità di marketing
Siemens Healthcare s.r.l. potrà inviare e-mail senza finalità di marketing quali informazioni contabili o informative di assistenza ai clienti. Il cliente identificato con un prodotto acquistato o installato potrà essere contattato tramite e-mail di servizio senza finalità di marketing. Dette e-mail avranno il solo scopo di fornire assistenza al cliente e non saranno associate ad intenti di marketing per la vendita e/o promozione di ulteriori prodotti. E-mail senza finalità di marketing potranno avere una copia limitata che dia ai destinatari l’opportunità di dare il consenso a ricevere e-mail di marketing.
Ciascuna e-mail inviata contiene un link che consente a coloro che si sono registrati di cancellare la registrazione e non ricevere più le e-mail. I destinatari possono anche restituire al mittente copia di qualsiasi e-mail non gradita unitamente ai propri commenti a: enews.italy.team@siemens-healthineers.com
3. FAQ
- Per quale ragione un destinatario ha ricevuto una e-mail di marketing dal nostro sistema?
II destinatario deve essere al corrente che se ha ricevuto una e-mail di marketing da parte nostra è perché ha fatto richiesta mediante registrazione di ricevere comunicazioni commerciali da Siemens Healthcare s.r.l.. La funzione di registrazione si configura attraverso la modalità del doppio consenso. Il destinatario fa richiesta di invito e, una volta ricevuta l’e-mail di invito, conferma il consenso prestato rispondendo alla stessa e-mail. Tale conferma viene considerata come conferma (doppia) nonché come registrazione.
Ci impegniamo a proteggere gli indirizzi e-mail dei destinatari come descritto dettagliatamente nella nostra policy sulla Privacy.
- Che aspetto deve avere un’ e-mail di marketing e come fa un destinatario ad uscire da un elenco di e-mail?
L’ intestazione non deve contenere informazioni fuorvianti. Si deve poter identificare il mittente. L’ oggetto non può contenere informazioni false o fuorvianti per mascherare o nascondere finalità di marketing. Deve essere possibile identificare dette e-mail nella loro veste di comunicazioni riferite a marketing. Inoltre le e-mail devono includere un valido indirizzo postale. Ciascuna e-mail di marketing inviata ai destinatari deve contenere un link che consenta a coloro che si sono registrati di cancellare la propria registrazione e non ricevere più e-mail. I destinatari devono essere in grado di restituire al mittente o inoltrargli una copia di ciascuna e-mail non desiderata unitamente ai propri commenti a enews.italy.team@siemens-healthineers.com oppure contattare una persona di Siemens Healthcare s.r.l. (ad es. mediante il pulsante “Contattaci”).
- Qual’ è la procedura nel caso in cui un destinatario non dia alcun feedback?
Da parte nostra ciò verrà considerato alla stregua di un rifiuto implicito nei confronti della nostra offerta di ricevere ulteriori e-mail di marketing e non contatteremo più il destinatario.