Tým financí Back office: Klíčová je empatie a schopnost hledat řešení v každé situaciV minulém čísle magazínu Trend jsme čtenářům ukázali, co obnáší práce kolegyň z back office, které zajišťují administrativní podporu obchodních případů. Tentokrát se podíváme na back office z jiné perspektivy – z pohledu financí. Tento tým má v rukou smluvní dokumentaci, controlling i finanční operace, které doprovázejí obchod od prvního návrhu až po jeho finální uzavření.

Jaké jsou hlavní úkoly vašeho oddělení?

Adéla Hlatká: Já mám na starosti kalkulace, smluvní dokumentaci a také strategický nákup či exportní a celní záležitosti. Je to hodně pestré a rozhodně se nenudím.

Daniela Šlingrová: Mým úkolem je zejména zpracování zakázky v systému SAP, objednání strojů a subdodávek, fakturace a controlling zakázek. Hlídám, aby byly splněny všechny náležitosti a proces správně uzavřen.

Nikola Kopencová: Naším cílem je zajistit, aby byl každý obchodní případ dotažený od začátku do konce. Do mé agendy patří příprava a kompletace předávací dokumentace. Všechno musí sedět nejen z pohledu zákazníka, ale i interních procesů.

Jak byste popsaly výsledek vaší práce někomu, kdo o ní moc neví?

Daniela Šlingrová: Když to hodně zjednoduším – výsledkem je spokojený zákazník, který dostane stroj včas, s kompletní dokumentací a správně nastavenými podmínkami.

Nikola Kopencová: Ve zkratce se jedná o přípravu potřebné dokumentace pro převzetí a užívání stroje i pro pozdější servisní zásahy. 

Co je první věc, kterou ráno v kanceláři děláte?

Adéla Hlatká: Po společné ranní kávě začínáme vyřizovat příchozí e-maily a telefonáty od našich obchodníků a obchodních partnerů. 

Nikola Kopencová: Denní rutinou je kontrola došlé pošty v Outlooku, ranní káva a řešení ad hoc úkolů.

Jak probíhá váš běžný pracovní den?

Nikola Kopencová: Každý den je jiný, záleží na fázi zakázky. Jednou řešíme smlouvy, jindy subdodávky nebo fakturaci.

Daniela Šlingrová: Pravidelně jsme v kontaktu s kolegy z Bratislavy, kteří nám zajišťují finanční a účetní operace. Je to letitá spolupráce, která funguje výborně.

Změnila se vaše práce v posledních letech? Jak velkou roli hrají digitální nástroje a umělá inteligence?

Daniela Šlingrová: Zatím stále spoléháme na vlastní inteligenci, ovšem pokroku v oblasti umělé inteligence se nebráníme a ve výjimečných případech se na ni rády obrátíme s dotazem.

Nikola Kopencová: Téměř veškeré doklady i podklady zpracováváme již v elektronické podobě. Máme k dispozici několik interních nástrojů, na které se čas od času obrátím s dotazem.

Jak funguje spolupráce mezi vámi třemi?

Nikola Kopencová: Skvěle – každá jsme jiná, ale právě díky tomu se doplňujeme.

Daniela Šlingrová: Umíme si pomoci, podržet se a víme, že se na sebe můžeme spolehnout, čehož si osobně velmi cením. 

Co je na vaší práci nejnáročnější?

Adéla Hlatká: Nejvíce práce se kumuluje na konci obchodního roku, čtvrtletí i měsíce.

A naopak – co vás na práci baví?

Daniela Šlingrová: Vědomí, že naše práce má smysl. Pomocí moderních strojů, které se i díky nám dostanou k zákazníkům, mohou lékaři poskytovat kvalitní péči pacientům.

Nikola Kopencová: Naprosto souhlasím, občas se i nám z back office podaří vidět výsledek celého procesu naživo, nainstalovaný stroj v nemocnici, čekající na nové pacienty.

Pamatujete si na nějakou humornou nebo kuriózní situaci?

Adéla Hlatká: Humor nás neopouští ani po pracovní době, a proto si pravidelně společně dopřáváme kulturní a gastronomické zážitky. Také rády cestujeme a z našich cest nám kancelář zdobí krásné magnetky z různých koutů světa.

Jak relaxujete mimo práci?

Daniela Šlingrová: Miluji turistiku a hory, v létě i v zimě. Ráda také čtu, hlavně detektivky.

Adéla Hlatká: Pro mě je ideálním relaxem po práci punkový koncert, posezení s přáteli u sklenky dobrého vína a procházky se psem. A také cestování – poznávat nové kultury je pro mě velká inspirace.

Nikola Kopencová: Já vždy načerpám novou energii během cestování s rodinou, ráda ochutnám nová jídla, která pak třeba i uvařím doma po návratu.

Jakou dovednost považujete za nejdůležitější pro vaši práci?

Nikola Kopencová: Určitě pečlivost a konstruktivní komunikaci.

Daniela Šlingrová: Empatii a schopnost najít řešení i v komplikovaných situacích.

Máte nějaký profesní cíl nebo výzvu, na kterou se těšíte?

Adéla Hlatká: Těšíme se na to, co nám přinese nový obchodní rok.