Comment les laboratoires cliniques régionaux peuvent-ils se développer et rester compétitifs sans perdre leur lien personnel avec les clients ? Thomas Maenhout, pharmacien biologiste et directeur de Labo Maenhout, estime que l'automatisation apporte une réponse à cette question. Le laboratoire principal de Waregem a été entièrement rénové et doté de la technologie de laboratoire la plus avancée de Siemens Healthineers. « En faisant un bond en avant sur le plan technologique, nous restons fidèles à ce qui rend Labo Maenhout unique : nous offrons des diagnostics de haute qualité tout en mettant l'accent sur un partenariat personnalisé tant avec les médecins qu’avec le personnel. »
Labo Maenhout à la loupe
- Fondé en 1979 par le Patrick Maenhout, pharmacien biologiste
Laboratoire principal à Waregem et centre de prélèvement à Renaix
Plus de 5.000 analyses biochimiques par jour en moyenne
Une équipe de 40 collaborateurs
Les demandes émanent principalement de généralistes, de MRS et de spécialistes extra muros, de Flandre orientale et de Flandre occidentale ainsi qu’une partie limitée de la Wallonie
Analyses effectuées : la chimie clinique, l'hormonologie, le suivi thérapeutique, l’hématologie, la coagulation, l’immunohématologie, l'immunologie, la sérologie et la microbiologie
Le progrès, une garantie pour l'avenir
Thomas Maenhout reprend le flambeau de son père et fondateur Patrick Maenhout en 2017. Afin que nous puissions faire face à l'évolution constante du marché, des réglementations et des attentes des clients, l'infrastructure informatique fait l'objet d'une mise à jour complète et un certain nombre de nouvelles applications logicielles destinées aux généralistes, aux coursiers et aux techniciens de laboratoire sont introduites. En 2021, le laboratoire principal de Waregem subit un remaniement intégral avec, cerise sur le gâteau, l'automatisation complète du laboratoire.
« Sans progrès continu, impossible d’offrir une qualité et un service hors pair. C'est pourquoi notre laboratoire se doit d’évoluer constamment. »
Service et temps de réponse
La décision d'automatiser n'est pas tombée du ciel. Pharmacienne biologiste Maaike Godefroid explique : « Le nombre de commandes par jour a doublé au cours des 7 dernières années. Petit à petit, nous avons atteint les limites de nos processus et équipements existants. Jusqu'en 2021, un grand nombre de tâches pré- et post-analytiques étaient encore effectuées manuellement. Cela créait un "effet de lot" qui entraînait des retards. Pour pouvoir faire face à cette croissance rapide et alléger la pression sur l'équipe, nous avons dû faire les choses différemment. »
« Nous ne voulions pas automatiser pour automatiser », ajoute Thomas. « Mais en tant que laboratoire de soins primaires, nous attachons une grande importance à deux aspects : un excellent service et des temps de réponse courts. De surcroît, le marché est très concurrentiel : de plus en plus de grands acteurs internationaux peuvent offrir des services rapides à tout moment de la journée grâce à une automatisation poussée. Nos clients attendent la même chose de nous. »
« On the right track »
Après avoir discuté avec plusieurs fournisseurs, l'équipe a décidé d'opter pour Siemens Healthineers. Le laboratoire a été équipé d'un track Aptio® Automation qui combine les tâches pré- et post-analytiques. Deux systèmes dédoublés Atellica® Solution pour les analyses de routine en immunochimie et chimie clinique, ainsi qu'un analyseur HbA1c, y sont reliés. De plus, l'équipe a choisi le système d'immuno-analyse IMMULITE® 2000 XPi pour les tests spécialisés. Le logiciel Atellica Data Manager est notamment responsable du contrôle intelligent des échantillons sur le track, de la communication avec le système informatique central, de l'optimisation des processus et de la gestion des utilisateurs.
Technologies utilisées
- Systèmes Atellica® Solution pour les analyses de routine en immunochimie et chimie clinique
- Système d'immuno-analyse IMMULITE® 2000 XPi pour les tests spécialisés et d’allergie
- Le track Aptio® Automation qui combine les tâches pré- et post-analytiques et assure le transport des échantillons vers les systèmes Atellica Solution et l'analyseur HbA1c.
- Le logiciel Atellica® Data Manager pour le contrôle central des échantillons sur le track et la liaison bidirectionnelle avec le système informatique du laboratoire (SIL).
« Trois éléments ont été déterminants à l’heure de choisir Siemens Healthineers », explique Thomas Maenhout.
- Les conseils et le service : L'équipe de Siemens Healthineers nous a soutenus en nous conseillant avant, pendant et après l’implémentation. Ils étaient et sont toujours disponibles pour répondre à nos questions ou nous donner un coup de main. En outre, ils ont des années d'expérience dans l'automatisation des laboratoires cliniques. Nous avons donc pu nous appuyer sur leurs connaissances.
- La modularité et la connectivité ouverte : Comme chaque composant des systèmes d’Atellica Solution est un module séparé, les défaillances mineures n'entraînent pas un arrêt complet de la ligne, ce qui permet de poursuivre le travail. De plus, la possibilité de connecter des appareils non-Siemens Healthineers au track Aptio Automation, comme l'analyseur HbA1c, a également été une valeur ajoutée pour nous.
- La veille à distance : Les « Remote Services » de Siemens Healthineers sont très avancés. Ce système surveille à distance quelque 180 paramètres de chaque appareil et émet des alertes lorsqu'une maintenance ou une réparation sont nécessaires, lorsque les filtres doivent être remplacés, etc., et ce, souvent avant que des problèmes ne surviennent. De plus, l'équipe de service de Siemens Healthineers peut intervenir à distance pour prévenir ou résoudre rapidement les problèmes. Nos collaborateurs bénéficient ainsi d'une grande tranquillité d'esprit.
Implémentation et validation
Fin 2020, le département de bactériologie a déménagé du laboratoire principal vers un autre emplacement sur le site de Waregem. De ce fait, une moitié du laboratoire principal était libre et le reste du laboratoire a pu rester opérationnel pendant l'installation. Heureusement, car une nouvelle vague de coronavirus est venue engendrer une charge de travail supplémentaire à ce moment-là.
À l’issue de l'installation a débuté un vaste processus de validation. « Pendant plusieurs semaines, chaque échantillon entrant a été testé sur le nouveau et l'ancien système », explique Maaike. « Nous avons vérifié s'il y avait des différences et, le cas échéant, nous avons procédé aux ajustements nécessaires, par exemple au niveau des valeurs de référence. L'ensemble du processus, de l’installation à la mise en service, a duré de fin mai à fin septembre. »
Délais stables
Quels avantages l'automatisation a-t-elle eus sur le fonctionnement du laboratoire ? « Nous nous sommes débarrassés d'un grand nombre d'étapes manuelles », poursuit Maaike. « En fait, tout fonctionne de manière quasi-automatique du début à la fin. Ce n'est que si des résultats très divergents apparaissent que nous devons intervenir. »
« Auparavant, il fallait souvent un certain temps pour que les échantillons entrants atteignent l'analyseur. L'“effet de lot” provoquait également des “embouteillages”. Le track Aptio garantit désormais que les échantillons entrent automatiquement un par un dans l'analyseur. On obtient ainsi un flux continu et prévisible d'analyses et de résultats. Chaque échantillon est traité dans l'heure qui suit. »
« On obtient un flux continu et prévisible d'analyses et de résultats. Chaque échantillon est traité dans l'heure qui suit. »
Allégement de la charge de travail
Thomas Maenhout confirme les propos de Maaike Godefroid : « Les délais sont devenus beaucoup plus stables, avec moins de pics et de creux. Nous sommes dès lors beaucoup plus prévisibles pour nos clients en matière de délais, ainsi qu’en termes d’effectifs en heures creuses. Il est également beaucoup plus facile de traiter les demandes supplémentaires : avant, chacune d’elles nécessitait de toute façon une opération manuelle. À présent, tout est entièrement automatique : lorsqu’un médecin ajoute un test à sa demande numérique, l'échantillon est automatiquement retiré de la chambre froide et envoyé vers les équipements pour une nouvelle analyse, puis à nouveau archivé automatiquement sans aucune intervention de nos techniciens. »
Les technologues du laboratoire remarquent également l'impact sur la charge de travail quotidienne : « C’est surtout pour les collaborateurs qui travaillent le soir que les nouveaux équipements facilitent considérablement le travail », explique Christophe Michiels, technologue de laboratoire médical (TLM). « De plus, grâce au track Aptio, il n'est pas nécessaire de passer constamment d'un appareil à l'autre. »
Les tournées de collecte ont également été adaptées et rendues plus efficaces grâce aux outils numériques. Cela a permis une plus grande flexibilité pour les médecins ainsi qu'une meilleure répartition du travail dans le laboratoire. Actuellement, l'équipe peut effectuer davantage d'analyses dans un délai plus court, même par rapport à la période qui a précédé la pandémie de Covid-19. Par conséquent, les résultats des échantillons traités par l'équipe de nuit sont disponibles le jour même.