Laborautomatisierung im Bestandsmanagement – Atellica Inventory Manager. Ein Erfahrungsbericht.

Kasia Plassmann, Carolin Treschnak |14.01.2021

Für sein Fazit braucht Andreas Böttinger-Weller exakt zwei Wörter: „Bringt Ruhe.“ Gemeint ist der Atellica Inventory Manager. Seit im Labor Blackholm das automatisierte Echtzeit-Bestands-Management seine Dienste tut, breitet sich besagte Ruhe im Bestellwesen aus.

Erfahrungsbericht Atellica Inventory Manager - Labor Blackholm
Andreas Böttinger-Weller (links im Bild) und Lars Schorch (rechts) im Interview.

Für sein Fazit braucht Andreas Böttinger-Weller exakt zwei Wörter: „Bringt Ruhe.“ Gemeint ist der Atellica Inventory Manager. Seit im Labor Blackholm das automatisierte Echtzeit-Bestands-Management seine Dienste tut, breitet sich besagte Ruhe im Bestellwesen aus. Sie zeigt sich in dem, was nicht mehr da ist. Keine Spur von hektischer Nervosität, weil ein Reagenz fehlt. Kein Stress, weil unklar ist, wieviel von einem Produkt nachbestellt werden muss. Und bei niemandem schnellt der Blutdruck in die Höhe, weil teure Materialien ihr Verfallsdatum überschritten haben. Hier kommt eine Erfolgsgeschichte, die mit fünf Fingern anfängt und mit einem beachtlichen Nebeneffekt endet.

Die hochgehaltene Hand und fünf ausgespreizte Finger. Sie gehören Lars Schoch, dem Technischen Leiter der Abteilungen Immunoassay und Klinische Chemie. Mit seiner Geste erinnert er daran, wie viele Mitarbeiter früher in den Bestellprozess für Reagenzien und anderes Material eingebunden waren. Fünf Personen, die jede Woche mehrere Stunden zwischen Lager und manueller Bestellung auf Papierbögen zu tun hatten. Das Privatlabor Blackholm deckt das komplette Analysespektrum für niedergelassene Ärzte ab und bearbeitet täglich knapp 10.000 Proben. „Medizinische Labordiagnostik in solchen Dimensionen benötigt eine ausgefeilte Logistik“, weiß Andreas Böttinger-Weller, Leiter der Abteilungen Immunoassay und Klinische Chemie. Reagenzien und Hilfsmittel müssen stets in der richtigen Menge vorrätig sein. Nicht zu viel, weil Lagerfläche Geld kostet und die sensiblen Stoffe schnell verfallen. Aber auf keinen Fall zu wenig, damit das Labor alle angeforderten Analysen binnen Stunden durchführen kann.

Atellica Inventory Manager Wareneingang
Frische Ware: Ein- bis zweimal pro Woche erhält das Labor Blackholm neue Reagenzien und Verbrauchsmaterialien.

Einen Großteil der Reagenzien bezieht Blackholm aus dem European Distribution Center (EDC) von Siemens Healthineers in Duisburg. Ein- bis zweimal wöchentlich treffen Paletten mit mehreren hundert verschiedenen Artikeln ein. Deren Umverpackungen sind selten größer als eine Keksschachtel. Je nach Verpackungsgröße passen bis zu 50 in einen Transportkarton. Vier mal vier davon übereinander gestapelt füllen eine Europalette. So sieht eine typische Lieferung aus. Es sind gut und gerne 50.000 Päckchen, die Blackholm jährlich einlagert, verbraucht, ausbucht und nachbestellt. Damit hatten die fünf von Lars Schoch per Fingerzeig angedeuteten Mitarbeiter bis Ende 2018 alle Hände von zu tun.

Damals, als im Bestellwesen noch vieles manuell abgewickelt wurde. Mit dem Atellica Inventory Manager (AIN) hat sich das grundlegend geändert. Weil Automatismen den Versorgungsprozess vereinfachen. Das beginnt mit der Warenannahme. „Wir scannen die Barcodes auf den Transportkartons – und fertig“, sagt Schoch. Denn der Barcode „weiß“, welche Artikel man in Duisburg hineingepackt hat. Ein Knopfdruck auf dem Handheld-Gerät löst die automatische Einbuchung mit allen erforderlichen Informationen aus: Produktname, Chargennummer, Liefer- und Verfallsdatum. Die Ware muss nur noch ins Kühl- oder Raumtemperatur Lager.

Atellica Inventory Manager RFID Tag Scan
Einscannen des Barcodes und Eingabe aller Informationen über den Kartoninhalt an das Bestandsmanagementsystem: Produktname, Chargennummer, Liefer- und Verfallsdatum.

Und wie wird sie ausgebucht? – Hier nähern wir uns dem, was Böttinger-Weller den „Clou“ nennt: das automatische Auslagern. Die Mitarbeiter holen sich ihre Packungen aus dem Lager wie man zu Hause ein Glas Honig aus dem Vorratsschrank nimmt. Ohne Formalitäten, ohne, wie bei Barcode Systemen zu Scannen. Doch während die meisten Menschen im Privaten ihre Bestände aktiv im Blick behalten müssen, um den Einkaufszettel zu aktualisieren, können die Blackholm-Mitarbeiter sicher sein: Der Nachschub kommt „von selbst“.
Dreh- und Angelpunkt der automatisierten Nachbestellung und somit der durchgängigen Versorgungssicherheit sind die Umverpackungen der einzelnen Produkte. Auf jeder haftet ein RFID-Aufkleber, über den sich die Einheit eindeutig identifizieren lässt. Man sagt dazu auch Transponder oder RFID Tag.

Atellica Inventory Manager Wareneingang
Der Container mit den leeren Verpackungen wird aus dem Lastenaufzug geschoben. Dabei erfassen vier RFID-Antennen (s. Markierung) den kompletten Inhalt.

Die Mitarbeiter leeren die Umverpackung und werfen sie in einen Papier Müllcontainer. Dieser wird zum Entsorgen über einen der beiden Lastenaufzüge ins Erdgeschoss befördert. Beim Verlassen des Aufzuges kommt der Container an vier RFID-Lesegeräten vorbei. Die 25 mal 25 Zentimeter großen Antennen sind in zweieinhalb Meter Höhe so angebracht, dass sie den Inhalt des Wagens komplett erfassen. Und das ist der entscheidende Moment: Alle RFID-Aufkleber, die sich im Container befinden, werden in Sekunden gelesen. Die Fachwelt spricht von Pulkerfassung.
„Das funktioniert perfekt“, bestätigt Böttinger-Weller. „Selbst wenn in dem Container fünfzig oder mehr leere Kartons kreuz und quer übereinander liegen, erfassen die RFID-Antennen jedes einzelne Exemplar.“ In Echtzeit wird die Bestandsliste aktualisiert, denn die Antennen sind über das LAN mit dem AIN verbunden.

Leere Umkartons als Informationsträger Wichtig ist, dass die RFID-Tags in den Bereich der Antennen gelangen. Deshalb sind die Mitarbeiter angehalten, leere Verpackungen in die dafür vorgesehenen Container zu werfen. Doch auch wenn jemand eine Hülle mit nach Hause nimmt, macht das nichts, solange er den Aufzug oder das Treppenhaus benutzt. Die Antennen sind so ausgerichtet, dass sie den Aufkleber erfassen. „Wer das verhindern wollte, müsste das RFID Label mit den Händen umschließen oder es unter einer gefüllten Wasserflasche verbergen“, erläutert Böttinger-Weller. Mit dem Ausbuchen schließt sich der Bestellkreis: Das AIN überwacht den Verbrauch und erstellt Bestellvorschläge, sofern die definierten Mindestbestände unterschritten werden. In aller Regel übernimmt Lars Schoch diese Liste ohne manuelle Eingriffe mit zwei, drei Mausklicks. Am nächsten Tag ist alles da und wird in den Bestand aufgenommen.

Die über Siemens Healthineers bestellten Waren, treffen bereits vorgelabelt ein. Artikel anderer Anbieter kann das Labor ebenfalls über die AIN-Bestandsführung verwalten. Dazu erhalten sie von Lars Schoch ihren RFID-Tag. Der Rest läuft dann wie bei den Siemens Healthineers-Produkten über den Altpapiercontainer.
Früher haben alle Fachbereiche ihre eigenen Bestellungen aufgegeben. Jedes Mal musste der zuständige Kollege vorher eine aufwendige manuelle Lagerinventur vornehmen, damit seine Lieferung weder zu üppig noch lückenhaft ausfiel. Das hat viel Zeit gefressen. Dann kam AIN. Von der Hardware-Installation bis zum Echtbetrieb verstrichen gerade mal vier Wochen. Seitdem braucht Schoch nicht mehr alle Finger seiner Hand, um die Mitglieder des Bestellteams zu zählen. Der auf sich selbst gerichtete Daumen reicht: „Das ganze Verfahren erledige ich allein.“

Labor Blackholm MVZ
Das Labor Blackholm im Zentrum von Heilbronn deckt das komplette Analysespektrum für niedergelassene Ärzte ab und bearbeitet täglich knapp 10.000 Proben.

Die sonst eingebundenen Kollegen – allesamt hoch qualifizierte MTAs – haben mit dem Logistik Procedere kaum noch was zu tun. Stattdessen kümmern sie sich um das, was sie am besten können und wofür sie ihren Beruf erlernt haben. Das ist definitiv nicht das Ordern von klinischen Kalibratoren oder Cholinesterase Reagenzien. Sondern der Umgang mit Proben und deren Analyse.
„Wir erleben im Laborwesen einen enormen Fachkräftemangel“, sagt Andreas Böttinger-Weller. „Da sollten wir die Mitarbeiter nicht mit ermüdenden Routinen frustrieren und sie von ihren eigentlichen Aufgaben abhalten.“